本节书摘来自异步社区《社会调查数据管理——基于Stata 14管理CGSS数据》一书中的第2章，第2.3节，作者 唐丽娜，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看
2.3 数据管理的工作规范
数据管理工作具有不可逆性。未雨绸缪胜过事后修补。
1．提前规划
磨刀不误砍柴工。只要不是一步就能完成的事情，一般都需要规划。很多时候，我们总是在规划上花费的时间太少，在工作上花费的时间太多。对一个数据管理项目而言，好的规划正如一套好的制度对一个国家的运行的作用一样，统筹规划的好坏往往能直接决定一个数据管理项目的成败。
规划既要全面，还要注重细节。数据管理是一个“细活”。自上而下的规划思路更具有指导性。规划要切实可行。理论上，完美无缺的方案往往可行性都很低，因为逻辑和现实间有着无法衔接的断裂带。
注意：规划不是一成不变的，随着数据管理的推进，如果发现有规划不到或规划错误的地方，管理者一定要及时更正，且要通知到整个管理团队。
2．优化组织
精心的组织管理能够提高管理效率。这里的组织管理对象包括人、事、物。在人员组织方面，第一要注意的是：人员一定要精简，毕竟数据管理不是社会调查，不需要庞大的实地调查队伍，但要精干。第二要注意的是：尽量保证每项工作都有两个人在同时做，这样一方面能互相检查，另一方面更重要的是：当其中一人因故要退出时，有备手。
在事的组织方面，有两点需要注意：第一，保证规划中的每件事情都有人在做。这一点听起来好像是废话，但实际情况是，很多时候等项目都做完了，才发现忘记安排人员做记录。第二，事情有轻重缓急之分。对规划中的每件事情，都需要排一下优先顺序。
在物的组织方面，要强调的还是两点：首先，和数据有关的所有东西都要保存好，而且要有组织、分门别类地保存好，否则如果后期找不到，就等于没保存。其次，对于能够电子化的物，如电子表格、电子问卷等，一定要做好备份。
3．及时记录
数据管理一定要做好记录，否则无法实现数据管理过程的可重复性。任何一项数据管理流程都是非线性的，在实际工作中，数据管理人员经常需要返回到之前的某个阶段、某个步骤中去纠正某个错误或者发现新的问题。此时，如果没有记录，很多工作就需要重做，费时、费力，如果有记录，只需要找到记录，在其基础上进行修改或订正即可。
做好记录是长期规划的基础。做记录时，要保证及时且条理清晰。人的记忆能力有限，随着时间的推移，对以前完成的事情的记忆会越来越模糊，因此，尽量把当天的管理工作当天做好。做记录的另一个好处是：当有人中途加入，可以通过阅读之前的记录了解整个管理工作的内容和进度。
随着存储技术的发展和存储价格的一路走低，存储的成本越来越低，但对存储的管理难度随之拉高。相信很多人都有这样的经历：明明记得把要找的一个文件保存在电脑里，但就是找不到，这样的记录保存和没记录一样。因此，一定要给记录文件做好命名工作，读者可以根据自己的喜好和项目特点发展一套自己的命名规则，以便日后搜索。
4．备份存档
做好记录还不够，对所有的记录还要做好备份存档。许多人因为电脑崩溃、移动硬盘损坏等原因丢失了很多宝贵的资料。备份一定要及时、定时、多次、多方式、多地点。软件的选择要有前瞻性，尽量选择使用正版软件。定期更新存储介质，确保能够读取存储介质。
5．一以贯之
数据管理工作的标准和热情要一以贯之，切忌执行得虎头蛇尾。工作流程和工作计划做得复杂完美，如果执行不下去，还不如选择一个相对简单，但能够执行下去的计划更有意义，切忌完美主义。
