OA共享服务平台,为集团企业构建一体化协同共享服务体系

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OA共享服务平台,为集团企业构建一体化协同共享服务体系

泛微移动办公 2020-05-26 17:17:27 浏览378
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集团型企业人员多、分子公司多,为各版块、各职能提供标准、高效的服务是实现组织降本增效、集约管理的关键。
集团型企业在管理运营中所面临的众多挑战:

  • 组织扩张,管理运营成本增加,资源如何高效地利用;
  • 不同地区分子公司的人财物各自为政,如何统一标准
  • 组织上传下达困难,信息不透明不对称,共享难度大;
  • 合同、人事等制度无法彻底执行,经营财务风险加大
    ……

泛微服务了众多大型企业,在打造集团全面共享服务方面积累了丰富的经验,构建了支撑整体企业的财务、人事、法务、行政、IT等共享服务,降低营运成本、提高管理效率、聚焦核心业务,支撑集团型企业快速发展。
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(共享服务平台架构)

集团型共享服务平台解决方案

核心特色:

一个平台,统一组织,支持各项共享服务体系;
七大引擎,满足集团化的发展需求,随需调整;
一部手机,无须随身携带电脑,即可完成工作。
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(全面移动化)

一、财务共享中心—支撑组织财务转型

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(财务共享服务平台架构)
1、费用共享
OA系统通过建立分类清晰、条线合理、授权有度的费用管控模式,与预算、核算和资金的整合,实现费用变化动态管理、收支有序、费用相关事项集中化处理。
2、应收共享
收款认领与自动稽核实现收款信息自动获取,匹配认领及入账。系统自动同步销售系统收款记录,并支持手工同步或认领。
3、应付共享
能够对各类采购预付款进行申请与管理,以及后续预付款账务处理;支持传统采购发票及电子发票扫描识别、自动校验及实物管理。
4、发票导入
针对部分纸质发票,泛微通过智能验票帮助企业验真、并将发票数据导入电子发票夹。
针对电子发票,OA系统和企业微信、微信全面打通,微信电子发票可以一键同步到OA系统的发票夹里,随时调用,减少报销中打印、贴票的麻烦,避免浪费纸张,提升报销效率。
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(电子发票识别与验真)
5、三单匹配
在对公报账服务中整合OCR技术,实现采购发票自动化识别验真、自动关联采购订单、收货单,提高审核及三单匹配效率。
6、档案共享
实现全部会计档案电子化,不能仅以电子形式保存的,纸质会计档案同时留存。
7、派工服务
灵活派工与高效作业,保证共享中心工作效率和质量。
8、银企直联
OA系统与银企直联实现一键支付,系统中将付款动作导向化,减少数据重复输入,快速付款,并且能够有效控制财务风险。
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(自动化凭证与银企直联)
9、资金管理
通过构建资金计划上报平台和基础资金池,并且能够通过报表工具展现定制资金监控平台,通过门户引擎推送资金使用报表。
10、智能报表
通过智能化报表工具,将网上报账平台内部及外部对接系统数据做统一化抽取、加工、分析,并智能化推送给相关人员。

二、人事共享服务平台—选、用、育、留全程电子化

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(人事共享服务平台架构)
1、统一招聘
打通OA系统与外部招聘网站,实现统一进行招聘计划的收集、招聘需求的提报与招聘信息岗位的发布,构建集团的统一的共享人才库、简历库、专家库。
2、入职服务
通过标准的电子化入职流程,为新员工提供集中化的入职场景,实现新员工入职信息填写、人事主管审批、合同签订、相关账号开通、培训事宜安排、资产领用等场景。避免新员工为了办理入职来回奔波。
3、培训服务
实现统一培训需求与计划发布,所有培训人员,统一入口获取相关信息。
4、人事档案
实现统一的人员信息采集、人事档案集中管理和电子劳动合同的管理。
5、人事关系
统一的转正、调动与离职等入转调离处理服务。
6、排班考勤
集中统一的排班和考勤服务,实现全集团考勤数据的自动计算汇总和审批, 支持考勤异常处理,与出差、外出等流程关联,实现自动冲销。
7、薪酬服务
统一的薪资项目、统一岗位薪水级别、实现统一薪酬计算与发放、员工薪资福利统一通知和电子化查询。
8、绩效考核
集团统一的人事绩效考核系统,实现目标分解、指标定义、绩效考核及审批。
9、自助服务
统一入口,查考勤、查薪酬、查绩效。
10、数据分析
提供了大量的分析报表供管理层、人事部门进行统计分析,所有报表均可实现数据穿透,可追溯数据来源。

三、合同法务共享服务平台—合同全程电子化管理

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(合同法务共享服务平台架构)
1、合同起草
统一合同类型、合同条款和合同模板管理;实现在线合同起草、合同模板套用以及合同条款限定修正。
2、合同审批
合同是否能够批准,需要确认合同是否合规、以及财务条款、商务条款是否合理,通过智能化的技术自动抽取合同管理规则与关联数据,以及结合外部的第三方征信信息,完成自动的合规校验与关联数据展现,提升合同审批效率以及防范签约方的风险。
3、风险控制
合同审批中,签约相对方的资信信息自动嵌入合同审批的协同区。在审批过程中,直观展现签约相对方的资信信息,防范交易风险。
4、合同签署
采用电子签名的技术,通过流程实现签署文件的起草、审批、用印,外部签约,形成电子合同的一体化。
支持多种电子化的签署方式,电子化的合同不仅减少合同文件打印、快递成本,而且能确保印章的使用与管理安全,防范印章使用风险以及合同文件被篡改。
5、防伪打印
如果相对方仍需要纸质合同来进行签署,则可以通过合同的防伪打印进行输出,系统可以在文件打印输出时在文件右上角自动添加动态防伪码。
通过光栅片覆盖就能够查看到隐含的数字和图像,无法复制打印,确保纸质文件不会被抽换页码,保证了纸质合同的安全可靠。
6、合同履约
合同履行过程中,泛微OA通过流程与财务系统进行对接,可自动生成合同的付款、开票申请,同时也可以获取收票信息,实现销售合同的到款认领。
通过同项目系统、采购系统的协同,使得合同可以触发项目立项和采购订单等一系列业务操作,确保从合同到业务的数据与应用打通。
7、合同异常
通过合同解除流程,跟踪异常合同的信息;每一个合同的终止,都可以通过流程跟踪终止评审和意见处理。通过合同违约诉讼申请单,快速建立相关统计台账信息表,方便后期分析。
8、数据分析
支持针对合同的签订情况、履行情况、变更情况的统计分析,为管理层提供全面的合同状况信息,并且可以同异构系统对接,形成报表。
同时,可自定义更多报表,从合同类型、产品类型、客商类型、区域范围进行数据分析,满足不同场景需要。

四、IT共享服务平台—提高服务效率

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(IT共享服务平台架构)
1、需求评估
通过统一流程申请、流程驱动相关部门处理,解决了需求点多且分散、多头处理的问题。
2、工单派工
可多渠道提交故障信息,构成故障库,进行统一高效派工。
3、权限申请
统一通过流程的方式调整系统权限,申请、调整有记录可查,确保组织数据安全。
4、运维监控
提供可视化界面对部署的各服务器状态进行监控,包括操作系统、处理器、物理内存、JVM内存、磁盘空间、JDK进行检测。
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(运维监控)

五、行政共享服务平台—行政资源有效落地

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(行政共享服务平台架构)
1、采购服务
实现统一的办公用品及办公设备的申请、审批和集中采购。
2、会务服务
实现统一的会议资源管理、会议室申请、会议通知、会议报名回执、会议签到以及会议材料打印等服务。
3、资产管理
实现资产及办公用品统一领用、审批、状态及归还管理。
4、资源申请
统一的行政资源申请,包括衣、食、住、行、医、学等与员工工作和生活相关的资源申请服务。
5、接待服务
统一的接待服务流程,包括接待申请、参观、交流、考察等,实现接待的事前充分准备和通知,事中实时进展跟踪和提醒,事后总结和分享的标准接待服务。

集团型共享服务平台价值总结

泛微以平台化、智能化、全程电子化的OA系统为基础,实现全面协同、全面共享、全面管控、全面移动化的共享服务:

  • 提升共享能力,降低成本
  • 提升协同能力,提升效率
  • 提升规范能力,便于复制
  • 提升管控能力,降低风险

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