高效复工,阿里这个神秘部门再也藏不住了!

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高效复工,阿里这个神秘部门再也藏不住了!

云栖号资讯小编 2020-03-01 13:50:56 浏览1584
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在这场抗疫战中,越来越多企业意识到数字化的重要性,开始思考如何让个人和企业以更灵活的方式应对突发的变化。

2003年,阿里巴巴凭借强大的组织和执行能力,熬过了非典,开始腾飞岁月。

17年过去了,如今阿里不止负责你的购物车——从战“疫”到复工,如何以数字技术帮助社会齿轮恢复转动,这家公司一直在一线奋斗。

为实现企业平稳有序的复工,阿里巴巴调动了包括钉钉、支付宝、阿里云、政务钉钉、企业智能事业部等多个部门人员组成了紧急专班技术支撑小组。

其中,阿里巴巴企业智能事业部在疫情初期为了保障拥有超过10万员工的阿里巴巴能够顺利运转,紧急成立了抗疫IT保障小组,7小时即发布《阿里巴巴在家办公手册》,在远程接入内网、电脑设备、远程协同与会议、服务热线等领域展开了一系列业务支持和保障措施。

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快速的反应和保障机制要追溯到阿里在整体架构上的重要变革。在集团“大中台、小前台”的策略下,企业智能事业部作为“组织中台”,支撑着阿里内部企业管理与组织管理的数字化转型,从信息化、平台化再走到数字化,打通阿里生态内的人事、财务、空间等核心数据,保障阿里生态内部能够顺利组织、协作和运营。

先进的工具是阿里能在短时间内上线一系列新系统的重要条件——疫情期间,抗疫小组基于宜搭平台从0到1研发上线了20多个系统,如新冠病毒信息更新、健康打卡系统、疫情信息采集系统、湖北物资互助平台、员工节后办公统计、阿里巴巴防疫直采全球寻源平台等,专门用于抗疫期间的后勤保障支持,有些还作为模板,免费对社会开放。

在这个忙碌的特殊时期,阿里巴巴企业智能事业部负责人叶军分享了他的团队如何在阿里的组织大变革中成长起来,又是如何在疫情期间实现高效协作的。

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一、从组织中台到全社会的复工平台

Q:2003年,阿里熬过非典,跟当时的组织治理能力密切相关。在这次疫情中,作为支撑组织管理的企业智能事业部是怎样保障阿里员工远程办公的?

A:其实这也和03年有关,当时中国的大环境让很多人有了在家购物的体验。03年的非典,整个阿里巴巴也是打了一场仗,几百号人都在家里办公。但是在打仗过程中,我们早期员工的创新力、团队协同精神就锻炼出来了。今年也是一个特别的时期,全民体验了一次网上办公、网上办事。疫情之下,考验的是政府线上服务能力和企业网上办公能力。

这个大背景下我们团队的工作核心首先是要保证整个组织的效率和活力,所以我们的使命是:Make work easy and happy。

我从大年二十九一直加班到现在,基本上每天只睡两、三个小时。我们的工作其实涉及到很多东西,一方面,要对阿里全体员工进行全面的健康防疫系统建设,要排查每一位员工的健康状况、去过哪些地方。整套系统在形式上的呈现可能只是一个表单,但是背后是非常复杂的逻辑设计,怎么样才能把那些有潜在风险的同学找出来,然后进行分级分类管理,以及有序地复工,里面还有很多工作流程,涉及到从HR到每个部门的跟进、反馈、形成报表,再汇总给我们的CEO、指挥部和应急小组,然后再进行管理决策制定。

我们团队分成很多个小组,原来都是金字塔式的部门建制,但在这场战斗里,整个组织是扁平化的。有专门负责做员工触达的小组、专门负责做防疫管理系统、专门做数据分析、专门做报表、还有专门做入园管理,以及IT保障的小组等等。

另一方面,还有一个小组,从大年初三开始,就为浙江省政府提供系统技术支持。从疫情开始到现在,在整个浙江省杭州市的复工复产战役中,包括钉钉、支付宝、阿里云、政务钉钉、企业智能等内部的各部门前后投入参与近百人。我们与政府相关部门一起形成专班,共同完成复工平台的搭建。

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Q:你们本身在这么分散办公的情况下,怎么保证整个组织的高效运转?

A:整体思想就是用数字化的方式让大家的工作变得更高效,无论是视频会议、直播、VPN网络、内网、OA协同,还有刚才讲的健康管理系统,都是为了更加高效。

首先,我们的协同方式基本上是我们内部自研的视频会议和直播系统,包括钉钉的视频会议、电话会议、聊天。我们也拥有比较好的远程办公系统,能够让员工根本感觉不到是在远程办公。这次疫情里,阿里同时在线的设备数达到10万级,这在全球也是比较少见的。

第二,企业智能事业部的工作,就是让整个组织变得更加数字化,这是从2016年阿里内部开始明确的。尤其是从17年开始,我们做的所有工作,产品设计中心思想都是围绕数字化开展的。

做任何的产品设计的时候,我们都在想怎么样才能把信息结构化、颗粒化、模块化,怎么组装。围绕组织治理数字化这套理念,我们配合公司治理的团队,包括HR、管理层,形成了现在组织治理的流程。最关键的是,我们做的所有工作都是让组织变的数字化,又让数字化的能力来赋能我们组织的治理和管理。核心就是“一切业务数字化,一切数字业务化”。

我们整个系统也比较成熟,无论是技术的发布系统,还是阿里云的基础设施。应该说,这次疫情开启了云办公的新时代。原来大家还有点担心,这次实验后,我相信很多的公司都会去尝试远程办公。

Q:企业复工平台目前使用范围有多大?

A:阿里巴巴也已经在使用企业复工平台。目前平台在浙江省已基本落地,全国其他省市也有需求上线这套系统,我们也把人都派到全国各地去支持。

复工平台是个比较完整的方案。以前,市民都是线下到政府去办事,现在做政企联动,员工的日常健康状况、哪个地方人多、出现发烧情况,政府随时都可以了解,政府与企业管理更加数字化。

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Q:听下来,复工系统不仅是针对疫情这段“非常时期”的。

A:对,事情的出发点肯定是为了疫情,疫情过去后复工系统也可以长期发挥它的价值。所以,我们从产品和解决方案设计上都考虑了整套产品规划的体系化,发展成一套政企协同在线服务平台。

Q:对于复工平台,网上也出现了一些抵触情绪。

A:首先,复工平台是个新事物。任何一个新事物的出现肯定会伴随着各种不同的观点,这些观点本身也是帮助新事物成长变好的必然条件。

政府层面的治理还是很先进的,尤其是浙江政府。他们看问题会更有全局观,抓重点,所以政府会提出一些新的概念,我们提供技术支持,配合落实。杭州市复工平台在24小时内实现上线运营,我觉得它解决了非常大的问题:它可以让健康的人先流动起来,这样城市的经济就会逐步得到恢复。

复工平台的目的不是为了管人,而是为了让一部分健康的人先流动起来,这是它的核心思想。整体来说,我觉得社会正在有序地恢复生产和生活,从这个角度讲,复工平台对社会的价值很大。

二、数字化能力渗透到组织治理中

Q:疫情中,企业智能事业部高效地完成了很多任务,这个部门是如何成长起来的?跟阿里内部的组织数字化转型的联系是怎么样的?

A:企业智能事业部是组织中台,给整个集团的组织管理、组织治理做支持与支撑。

部门的发展应该分三个阶段。第一段跟传统企业一样,有个信息化的过程,我们把它定义成IT为主的信息化阶段。从集团层面来看,应该在2012年之前,我们当时主要是做一些线下辅助线上的信息化系统,以及做很多小工具,让大家能够方便一点。

第二阶段是从2012年到2016年,我们内部定义为平台化阶段,2012年开始,阿里巴巴集团把所有信息化相关的部门全部合并到一起,形成了平台应用,类似于我们内部的账号平台、流程平台、权限平台、内部社交门户等,这是第二阶段。

第三阶段是从2016年下半年开始,在阿里上市之后,我们把企业智能的阶段定义为数字化的阶段。当时阿里收购了很多公司,包括最早的UC、高德、优酷,这开启了另外一个阶段,整个公司逐渐成为一个生态化的经济体,组织形态变得非常复杂,员工和业务的多样化也很明显。从管理模式上,阿里开始提出“组织治理”的概念。因为真正的经济体内部不只是单一业务,只提高效率是不行的。

这几年,整个集团的战略大方向是“大中台、小前台”的策略。所以2016年后,我们逐步从原来以提高效率为中心,走向了提升整个组织治理的活力和创新力,借助数字技术的能力,在产品设计上,以数据为中心的方法论,去建设整个组织的中台。

Q:疫情期间,数字技术对团队的工作效率有哪些帮助?

A:这几十天里,我们上线了20多个系统,实现从0到1快速上线,这都是基于我们内部的PaaS平台“宜搭”来完成的。这个平台在过去20天在被大范围的使用,不光在阿里内部,全社会都在用,很多疫情相关的系统都是用这个平台搭出来的。

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Q:像宜搭这样的“低代码”平台,它搭建出来的系统可以直接用吗?

A:市面上的低代码平台分几种,一种是非常简单的,应该叫no code,零代码平台,只能做类似简单调查问卷类的系统。而宜搭是低代码平台,还是有一定的开发量和专业能力在里面,所以应用范围会更广。

举个例子,假设做一个填报表单,并且后台能够看到审批的系统,原来从创建应用到发布最少要两三天,现在一两个小时能搞出来,所以效率还是提高了很多。

低代码平台还有一个好处,以前我们做系统每修改一个页面,哪怕稍稍改动一点,都要发布一次。每次发布这么多机器给你走一遍,至少需要两三分钟,程序员就是在那里等发布。现在是在线直接在低代码平台上开发,迅速改完就直接生效了,根据用户的反馈修改,特别是大量界面层的修改,能够快速响应和反馈。

经过这次的疫情,我们对产品整个体系架构也有了新的认识。更加完善了产品的数据处理、实时数据链路的能力。低代码产品基本可以解决一些企业里面大部分复杂的管理场景问题,从前期的表单、搜索,到list展示页面,以及后面的数据报表呈现,链路还是比较完整的。

Q:很多人觉得,在陆续复工后,远程办公赛道还是会有大幅度回落。在这个时期,你觉得远程办公服务商,需要做好什么样的服务,才能留住用户?

A:其实得看是什么岗位,如果是研发类岗位,我觉得可能性非常大。但如果是需要更多跟人打交道的,可能还没办法,只能在现场,沟通效率才会更高。

在服务层面,首先,得把我们的音视频会议系统、在线会议等服务,继续提升稳定性和使用体验。让像研发等技术岗位在家里办公,这一类协同是在技术层面,这些岗位我觉得完全可以做。

Q:本次疫情里团队开发了这么多产品,如何将这些工具设计成一套完整的体系?

A:我们在做这些产品的第一天就考虑了这个问题。像企业复工平台整体产品设计上,我们就融合了企业员工健康打卡、异常数据上报、复工材料线上审批等系统,实现从个人健康赋码、组织创建、复工申报、政府备案的完整管理流程。

Q:这次疫情中你的团队也是处在高强度工作中,过程中最让你难忘的一件事情是什么?

A:难忘的事情还蛮多的。有这么一句话,往往只有在打硬仗的时候,才能看到人的本性和能力。战场情况随时瞬息万变,你是往前冲还是躲在一个角落里面,先等炮火过去以后再出来打一枪?

在过程中我确实发现了很多很优秀的人,有些员工同时并发十几个项目,一声不吭把所有活都干了,主动说我觉得我可以帮上忙,你看能不能把那块给我,我来做。有些员工在整个过程中就没声音了。个人差异就出来了,这是我在20天里面感受非常强烈的一点:有些人是等待被安排工作,但有些人一马当先,主动担当的。

Q:完成了复工系统这个大项目,接下来团队是不是终于可以休息一阵?

A:现在系统也在往全国在推,所以新的工作又来了!

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原文发布时间:2020-02-29
本文作者:小希、咏仪
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