如何使特定的数据高亮显示?

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如何使特定的数据高亮显示?

猴子数据分析 2020-02-26 19:45:01 浏览411
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当表格里数据比较多时,很多时候我们为了便于观察数据,会特意把符合某些特征的数据行高亮显示出来。这不,公司的HR小姐姐就有这个需求,说她手头上有一份招聘数据,她想把“薪水”超过20000的行突出显示出来,应该怎么操作呢?

如上图所示,我们需要把薪水超过20000的行,通过填充颜色突出显示出来。如何实现呢?还是要用到excel里的“条件格式”哦。

【条件格式】位于【开始】选项卡下,常规的用法有“突出显示单元格规则”、“数据条”、“色阶”、“图标集”等,这些我们在前面的文章里都有详细介绍到。

这一次,我们要用到的并不是这些内置的条件规则,而是要自己DIY条件规则。

在实操之前,肯定会有小伙伴问到:为什么不能直接用“突出显示单元格规则”里的“大于”规则?只要数据大于20000的,就一律设置为突出显示,不可以么?

答案是不可以!下面告诉你为什么?

1.为什么不能直接用“大于”规则?

如下图,在选中了薪水列数据之后,点击进行“大于”规则设置:

最终结果如下:

薪水大于20000的单元格虽然高亮显示了,但这并不满足我们的需求,我们要的是,对应的数据行,整行都高亮显示。

所以,在这里要提醒小伙伴们,如果想实现整行的突出显示,“突出显示单元格规则”是不适用的。“突出显示单元格规则”顾名思义,就是对符合规则的“单元格”进行设置,而不是对“数据行”进行设置。其它excel内置的条件规则,也一样有这样的限制。

那么,要实现整行的条件规则设置,应该如何操作?既然excel内置的条件规则已经不够用了,下面就自己动手DIY新规则吧。

2.如何使特定数据行高亮显示?

首先,选定要进行规则设置的数据范围:选定第一行数据行后,同时按住Ctrl+Shift+向下方向键,可快速选定所有数据行。

(提醒:不要选定标题行,因为标题行是文本,在excel的世界里,文本是永远大于数值的哦,如果选定了标题行,excel也会对标题行进行判断)

然后,在【开始】选项卡下,单击【条件格式】按钮,在展开的下拉菜单中,单击【新建规则】命令项,如下图:

在弹出的【新建格式规则】窗口里,选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。

然后在公式框里输入公式:=$F2>20000,再单击下方的“格式”,对格式进行设置。在此处演示中,我选择填充黄色。

这里对上面的公式进行一下解释:

公式:=$F2>20000,是什么意思呢,就是判断F2单元格的数据,是否大于20000,如果大于20000,就按照设置的格式进行数据行的显示。

$F2,F2单元格前面的这个符号$,是绝对引用符号,表示锁定的意思,也就是锁定F列,只根据F列的数据来进行判断,F列为绝对引用。

那为什么只锁定列,而不锁定行呢?为什么F2这个“2”不锁定?因为公式还要往下进行判断,我们还要继续判断F3,F4,F5,F6…等等单元格的数据是否大于20000,所以,行是相对引用,不用进行锁定。像这种只锁定列而不锁定行,或只锁定行而不锁定列的,在excel里又称为“混合引用”。

最终效果如下图所示:

只有薪水大于20000的数据行,才会被突出显示。

3.总结:

Excel里的条件格式的设置,除了内置的规则,我们还可以自定义规则,使得符合需求的数据行突出显示。

当然,关键是对excel里的绝对引用/相对引用熟练掌握,然后再借助公式来实现。

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