疫情之下,人们对远程办公的渴望已达巅峰

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疫情之下,人们对远程办公的渴望已达巅峰

云栖号资讯小编 2020-02-03 12:45:20 浏览771
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2020年注定是不平凡的一年,突出其来的新型肺炎疫情牵动着所有人的心,除了关注疫情、做好防控之外,还有一个值得关注的问题,节后怎么上班?如何能保持高效的工作状态,如何确保沟通无障碍?

为了遏制疫情蔓延,做好防控工作,国务院在1月26日发出了通知,延长2020年春节假期至2月2日,多地政府也发出延时开工通知,鼓励企业人员在家办公。特殊时期,远程办公便成了个人和企业当下的必要之选。

2020年商业办公空间的现状

在北美大多数一线城市,办公室租金的日益增高让每个企业老板都倍感压力。甚至连加拿大也不例外。温哥华曾是美国公司寻求廉价加拿大劳动力的天堂,而如今这座城市内闲置的商业办公空间达到了历史最低水平。雪上加霜的是北美的汽油价格也创下了历史新高。世邦魏理仕出品的《加拿大第二季度季度统计报告》称,2019年温哥华市区内的办公室闲置率仅为2.6%,而前一年则为4.7%,而温哥华也因此成为北美最热门的商业办公空间市场,与多伦多持平,并超过了第三位的旧金山——旧金山办公室的闲置率为3.6%。

协同办公的增长

协同办公促进了全球商业办公空间的增长。尽管与上一年相比,新增的协同办公空间数量的确有所放缓,但全球许多一线城市出现了大量协同办公设施。虽然协同办公并不是免费的,但确实可以减少办公空间的开销(租赁、保险、维护等)和管理上的繁琐,但如果某个公司完全使用协同办公设施,那么最终的费用可能比独立的办公室还要贵。我们不难看出现在找一间办公室有多难,而且租赁费用也达到了历史最高。对于拖家带口的员工来说,每天都到昂贵的办公室来上班付出的代价也很大。这听起来是个“双输”的命题,何必呢?

协同办公+远程办公

实际上,IT公司和软件公司根本不需要专门的物理空间,所以很多公司纷纷开始关闭办公室,并选择协同办公+远程办公的模式。简单举几个例子,Automattic、Gitlab、Shopify 等公司都已经成功实现了这一转变,有些公司从一开始就有意建成了分布式的公司。各种研究和报告表明,每个人都希望在家办公。Buffer 在最近的一项研究中发表了一篇题为《远程办公现状》的报告,其中2500名远程办公员工给出了一些非常有趣的统计数据:

99%的受访者表示,他们希望以某种形式进行远程办公。

年轻一代中,利用远程办公的人比老一代人高28%。

到2028年,73%的团队都将包含远程办公的员工。

Zapier 还发布了有关该主题的一篇报告,报告中指出脑力工作者都希望远程办公:

95%的美国脑力工作者都希望远程办公,而74%的人愿意为了远程办公的机会而辞职。

26%的脑力工作者已辞职,因为他们的公司未能提供远程办公或弹性工作时间。

人们对远程办公的渴望已达巅峰。近五分之三的脑力工作者(57%)表示,远程办公是他们最希望老板能够提供的一项福利。这个比例甚至超过了免费午餐(42%),无限的休假时间(39%),而且只有四分之一(25%)的人提到了娱乐活动,如乒乓球或桌球等。

近三分之一(31%)的00后脑力工作者和超过四分之一(27%)的X世代(1965年~1980年)的脑力工作者从事远程办公。而婴儿潮一代(1946年~1964年)中只有11%从事远程办公。微软日本也在进行有关工作制度的研究,最近他们开始实行每周仅工作4天的实验,结果发现,他们的生产率提高了39.9%。如果他们采用虚拟的协同办公模型,那么效率还能更上一层楼。

顾虑

上述我们讨论了看似不可阻挡的这种趋势,下面让我们来看看为什么这不是一件易事。我采访了几家公司(规模不等),询问他们考虑远程办公时的立场是什么。一些企业老板和团队成员对此表示担忧。

安全性和遗留的技术:

如果公司以前已经建立了系统,那么迁移到安全的云模型可能会非常昂贵且耗时。此举可能需要大量投资才能达到他们已有的安全级别,尤其是在不希望使用VPN或IP通道的情况下。即使公司同意使用VPN,那么IT部门也必须管理这项新资产,而这也是要付出成本的。

错失恐惧症(Fear of missing out,即FOMO)

对团队成员来说,错失恐惧症是个大问题。很多以前没有从事过远程办公的员工很快就会产生错失恐惧症的感觉。如果他们错过了某些交谈,就会感觉被排斥,并可能影响生产力和士气。

同志关系

如果团队成员永远无法面对面接触,那么就很难形成积极的团队合作精神。人类是社会动物,如果我们没有面对面的相处时间,那么文化就会变得比较脆弱。

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分心

某些专业人士在家工作时无法取得很大成功。对于有些人来说,在家办公的分心因素太多了,他们没有一个安静的地方避开家里的分心事。根据经验来说,在职父母尤其如此。

时区

跨越时区的工作人员可能位于大陆或地球的另一端,这就需要良好的计划和项目管理,尤其是在团队规模较大的情况下。对于从来没有过类似经历的公司来说,这可能是一项艰巨的任务。如果在不同时区远程办公的人很少且相距较远,则团队合作可能会受到打击,因为你无法像位于同一个地区的团队那样相互交流。

上述一些担忧是情有可原的,即便是最出色的远程办公流程也无法解决这些顾虑。举个例子,2012年,Marissa Mayer 出任雅虎的首席执行官。她要负责让雅虎恢复昔日的辉煌。为此,她必须解决许多事情,其中包括公司文化和生产力。根据雅虎相关消息人士透露,他们发现很多在家办公的人都无法很好地完成工作。他们通过 VPN 登录名和源代码库的访问日志发现,雅虎在家办公的很多员工都未能完成工作。2013年,雅虎内部发了一封信,禁止员工远程办公。以下是这封信的摘录:为了打造绝佳的工作场所,沟通和协作非常重要,因此我们需要并肩工作。这也是为什么我们所有人都应该在办公室的原因。有些出色的决策和见解都是从走廊和咖啡厅的讨论中得出的,来公司结识新朋友,随时召开团队会议。在家办公常常会牺牲办公速度和质量。我们都想成为雅虎的一员,首先让我们从同一间办公室开始。Mayer 做这个决定也是别无他法。她必须竭尽全力扭转公司的局面,因此她必须采取一些严厉措施。

在福布斯的一篇文章中,对雅虎做了进一步的评论:“虽然在家办公这个问题上,雅虎的这个决定并非业界普通的看法,但对雅虎来说这是目前最合适的做法。”这似乎是一个极端的情况,但是全球其他IT和SaaS组织也拥有相同的观点。虽然有些公司创建了我们每天远程办公都在使用的通信软件和服务,而且他们在产品营销中以“随时随地办公”为宣传口号,然而,这些公司却并不支持远程办公。虽然这似乎有些虚伪,但他们也有各自的苦衷。

远程办公的好处

下面让我们来看看远程办公的好处:

减少间接费用

这一点很明显,远程办公不仅仅可以减少办公空间的租赁成本,而且如果没有办公室,那么也不需要家具、办公桌、休息室、零食,午餐、办公室保险等等。公司规模越大,节省的成本越多。

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不需要通勤

大多数员工都喜欢在家办公,特别是如果他们在以前的工作中从事过远程办公的话。在家办公可以省下花费在上下班路上的时间,可以有更多的时间工作和与家人在一起。同时也可以节省交通费,不需要再花钱买车票、汽油、保险或付停车费等。

四分之一的脑力工作者认为通勤是工作中压力最大的部分。

自由选择办公地点

对于远程办公的组织来说,办公地点不再是个问题,因此团队成员可以居住在任何他们喜欢的地方,只要他们有高速的互联网,有足够的能力和同事有效地合作即可。他们不再需要居住在拥挤的一线城市,不必再承担高昂的房价和生活费用。总的来说,这对每位团队成员都是好事。显然,只要你能克服上述顾虑,那么这些好处就可以帮助你建立更具吸引力、更赚钱的业务。

勇敢尝试

就个人而言,近几年来,我一直在100%的远程办公,在不同的岗位上与世界各地的团队协同办公。这一路上我学到了很多东西,下面是我的一些心得:

远程办公指南

首先应该创建一份远程办公指南,在其中列出所有的相关事项以及自己的想法。有的团队成员可能以前没有从事过远程办公,他们需要一些指导,而且我们也可以在文件中设置一些期望,比如工作时间、不间断视频等。你可以将这份文档作为公司手册的附录,也可以创建一个全新的文档,请记住,随着公司的发展,你需要不断完善这个文档(请注意,很多人都忽略了这个步骤,实际上这可能是公司或组织成功实施远程办公策略最重要的因素)。

小型团队

你需要一些时间来计划部署,并确定怎样的流程和工具最适合你的各个团队。如果这是你的团队第一次采用远程办公,那么你需要组织一个小团队,并确保这个团队中有技术力很强的人,而且还有人拥有使用在线协作工具的经验。这些人的经验可以为其他所有人铺平道路。在建立了良好的流程之后,就可以分阶段推出,并推广到所有人。

不间断在线视频会议

听起来有些让人感觉受到了监视,但实际上这种方式可以有效地保持团队合作精神,预防错失恐惧症,并可以帮助那些远程办公时感觉很孤立的人。团队成员之间可以两两结对在线视频,也可以成组进行,而且白天团队成员也可以进出自由。你甚至可以通过这种方式来连线分支机构,每个远程办公室开一口窗口。坦白说,组织在引入这种概念时会遇到很多反对意见,你需要积极地协调。作为业务主管,你需要与团队成员积极合作,并鼓励他们参加视频连线(例如,每周举行一次全体员工会议,或要求他们加入或主持常规视频通话等)。如果管理得当,那么这种做法能够建立出色沟通渠道。

每周一次的全体视频会议

这与远程办公的关系不大,仅仅是一个良好工作习惯。许多传统企业和远程办公企业都通过这种方式取得了很好的效果,但是企业领导却很少有人这样做。组织的首席执行官应该在与其他领导者的支持下分享每周的工作重点。形式上可以准备一个幻灯片,吸收各个部门的意见。时间可以放在星期五下午,作为当周工作的总结,并以积极向上的情绪引导下周的工作。

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协同办公与现场办公相结合

除了虚拟系统办公外,每周还应该有1-2天的现场办公,让那些需要走出家门的人出来透透气,并与其他专业人员多接触。有些大型的分布式组织都采用了这种方法。完全虚拟化可能会对组织造成一定的冲击,而这种方式可以帮助大家过渡,让每个人都不要忘记自己人类的身份。

团队的业余活动

随着团队成员之间面对面活动的时间减少,团队建设活动就会变得越来越重要。你可以每个季度或每半年举行一次聚会,如果公司规模很大,则可以按照地理区域举行活动。每年至少安排一次全员会议,尽量安排一些有趣的活动,让每个员工都有归属感。

协作、生产力和自动化工具

实际上,我们有很多团队协作的工具可以来协助远程办公。你可以尽量尝试,并选择简单易用的工具,这可以减少学习曲线。同时,请确保你选择的供应商提供移动支持,这样可以方便大家通过手机或平板电脑连线团队。以下是我使用过的一些工具,个人感觉这些工具非常适合远程办公团队(排名不分先后):

带有短信的云商务电话系统:Google语音、Dialpad 或使用CPaaS和WebRTC(如 SignalWire)

云存储,文字处理,电子表格,幻灯片:Google G-suite、微软Office 365

基于文本的团队协作:Slack

软件源代码仓库和问题跟踪:Jira 和 Github

任务管理:Trello、Wrike

视频和网络会议:Zoom、环聊

支持:Zendesk

销售CRM:Salesforce

产品管理:Product Board、Trello

客户关系管理和营销管理:Hubspot

自动化:Zapier

虚拟协同办公

随着远程办公工具的成熟,我们会看到更多专门为此构建的应用程序,目的都是为了让我们的团队更加紧密地联系在一起。随着最近一次的融资,Tandem 已经在这个领域取得了一些进展,它的辅助协作应用程序可以与Slack很好地配合。另一个是Sococo,这个软件看起来更像是一个带有网络会议的虚拟办公室。他们通过一种非常有趣的方式创建了虚拟的办公室环境,以及团队成员之间的协作,如下图所示。我个人非常喜欢这个软件,尽管下图看上去有点像休闲游戏。公平地说,我个人并没有使用这个服务。这些个性化的解决方案可以帮助远程团队更好地开展协作。虽然我们尚不清楚,客户是否愿意选择使用专业的应用程序,还是愿意使用多个不同的应用程序来支持协同办公,但时间会证明一切。

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原文发布时间:2020-02-01
本文作者:弯月
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