公司系统太多,项目如何管?

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公司系统太多,项目如何管?

8manage软件 2019-08-16 17:57:23 浏览222
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项目管理可以分为两类,一种是理想中的运筹帷幄,一呼百应,八方联动,而另一种则是现实里的无的放矢,沟通滞后,一地鸡毛。理想很丰满,现实很骨感,这种情况的出现往往是因为企业系统太多导致。企业的项目管理到底是什么样子,会遇到哪些问题?身为在项目管理领域多年的从业人员,我想为大家绘制多种项目管理系统应用场景的真实侧写。

项目管理的理想与现实之:“乱花渐欲迷人眼”

或许你在各类电视剧或者小说中会经常看到如下情节:某家公司的大老板带领手下在酒桌上推杯换盏几巡后便轻松拿下某千万或者亿万级别的项目。然而,并不是所有的企业都是天选之子,大型项目源源不断。抛开影视剧的艺术加工,现实中的大多数企业的运转往往是由许多的小型项目来支撑。

随着时间的推移,当企业中的小项目越来越多通常会发生各种各样的问题,如上下级沟通低效且存在信息差,人力资源管理混乱,企业资金流向不透明等。此外,某些企业管理层由于缺乏长远的眼光,在选用系统之前并未考虑到各个系统契合性与统一性,这就会导致企业系统越来越多,不同风格、无法连通的项目、采购、财务、OA等系统,给项目的协同管理增添阻力。

**“剪不断,理还乱”
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项目的进行难免会陷入分散,这种分散可以理解为地理距离、沟通以及内容上的差异。有些公司体量较大,经常会进行跨地域的项目开展,即多个团队处于不同的地理位置,共同完成某个项目。地理因素带来的不仅仅是距离的问题,往往还意味着团队之间沟通的有效性以及文化上的差异。

此外,即使某个项目团队看似在同一个地点办公,这也不一定意味着项目管理的凝聚力很强。一个项目总是有不同的分工,从事不同工作的员工之间经常会出现因沟通不畅导致项目陷入死锁的现象,这也是项目管理分散的一大特征。

“道不同不相为谋”

很多企业对于企业电子数据库的建立、维护意识较为淡薄。表面上,企业使用多种系统来协助不同部门的日常工作,可实际上却忽略了各部门之间数据的分享与整合。不同数据由于使用不同的系统,即“道”不同,最终无法有效且及时地共享,即“不相为谋”。

数据不共享看似无关痛痒,在实际中可能会引发一连串的问题,比如说资料收集、数据采集、整合、校对的劳动成本将会增加,员工工作效率也会相应地下降。且数据在经过过度处理之后的真实率也将有所降低。

项目管理兵法之:大局为重

项目可能会随时间而更迭,但项目管理却是个长久的战争。很多企业容易陷入感性管理的误区,即缺乏计划,习惯临时做决定的管理模式。建议企业管理人员在项目即将开始之前做好详细管理计划表,利用企业现有管理系统对项目的计划、进展、项目关键节点、预警、预算成本、人力资源等等进行管控。

灵活变通

有些企业由于系统过多,致使不同系统各成一派,形成了一个个管理孤岛。企业在进行项目管理时要注意不同系统之间的对接,以便于管理上的集中,减少沟通摩擦力,实现数据实时共享。

智能辅助

电子信息与互联网技术如此发达的年代,纯粹依靠人力的项目管理模式正在逐渐被淘汰。善用项目管理系统自动生成各类报表(比如可交付成果、里程碑、项目进度、工作量、预算及费用使用情况等);将智能手机端和PC端的有机结合,都可为项目管理注入新的动力。

8manage PM:项目管理实战兵师

应用多种系统而产生的各种问题,会严重影响企业的项目管理效率和运作效率。为此,8Manage采用“一个设计一个系统”的设计,以项目管理为核心,可灵活扩展其他业务管理功能,如采购、财务、客户、人事及OA等,实现一体化管理。针对项目管理,8Manage PM搭建动态的项目管理平台,通过直通式的业务协作大大提升项目执行效率。

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1、项目全面管理:启动-计划-执行-监控-收尾

8Manage基于项目管理知识体系,支持项目管理的十大领域,包括时间、范围、费用、质量、沟通、人力资源、风险、采购等管理,以及五大过程:启动-计划-执行-监控-收尾。通过精细化的管理,企业可全面管控项目执行情况,一个页面掌控项目动态全局。

2、多重概览与报表展示,实时监控与跟踪

8Manage提供多种概览,包括项目费用、阶段、资源、可交付成果、变更请求、关键指标与对比等,有效帮助项目管理人员实时跟踪项目状态。各种图形报表直观展示项目的进度、成本、类型、计划、预算及费用使用情况等信息,通过多维度的项目分析,可及时做出有效决策。

3、无缝对接,实现高效协同运作

在8Manage一体化管理的框架下,项目与业务相互连通。通过一个系统,企业可直接管理销售、商机、合同、项目、采购、财务以及售后服务等,达到企业业务范围的全面覆盖,实现一体化管理。对于外部系统,采用无缝集成与对接的方式,保证企业的业务数据的实时传递与共享,有效避免信息孤岛,实现各个业务领域高效协同与运作。

现实中的项目管理充满不可控因素,未知因素并不可怕,可怕的是在意外到来之时缺乏科学应变的能力。8Manage PM项目管理软件可充当兵师的角色,帮助企业攻克项目管理难关。

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