选型宝访谈:怎样构建既让老板满意,又让员工满意的费控报销系统?

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选型宝访谈:怎样构建既让老板满意,又让员工满意的费控报销系统?

选型宝 2019-08-15 19:29:12 浏览252
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在任何一家有规模的企业,费控报销系统的实施,对于CFO、CIO这些项目负责人来说,都是一个非常棘手的问题。

一方面,费控系统的落地,是老板非常关注的问题;他们希望找到一个办法,让企业的费控规则“强制性”落地,达到降本增效的目的。

另一方面:对于学习复杂的报销规则,员工的抵触心理往往非常严重,尤其是费用发生的大头:销售部、市场部这些前端部门。

一边是老板,一边是前线业务部门,两边都不能得罪?怎么破?

面对这样一个棘手的问题。国际著名软件服务商Infor提出了一个有意思的理念“构建既让老板满意,又让员工满意的费控报销系统”。

怎样打造这样的系统?

Infor的实现逻辑是:通过Infor 费控系统(Infor XM)的配置能力,把复杂的规则内置在系统中

帮助员工:无需了解财务政策,让发票审核一次通过,报销进度实时掌控;
帮助财务:让合规检查自动发生,审核难度大幅降低;
帮助老板:让费控政策真正落地,管理意图有效实现;
从而达到同时让老板、财务、员工满意的目标。

因为这样的理念和产品配置能力,Infor XM被应用在例如天弘基金、安联保险等客户中。

面对不同的客户、千差万别的管理规则,怎样通过产品的配置,来一一满足?作为一个跟每个人利益都息息相关的系统,通过怎样的实施方法,来“发动群众”,保证费控系统的成功上线?

第一部分
/ 费控系统的实施风险有哪些? /

选型宝:费控系统涉及到哪些利益相关者?他们关心的问题分别是什么?

Infor 张涛:在企业的费用管控流程中,利益相关者很多,从普通员工到部门的主管,然后到经理、高层,最后到财务的相关人员,以及银行的相关人员都涉及到。

其实涉及到的这些人员,他都有自己的诉求。

对于我们员工来说,那就是简便填写,然后能快速的得到报销款,这是一个很大的诉求。

对于主管来说,他要知道我所发生的费用是不是跟这个业务有关,是不是满足公司的制度,这是他的诉求。

对于部门经理来说,他关心的问题包括:有没有超过部门的费用,这笔费用的发生是否跟业务切实相关?它会给我们带来多大的收益?

对于高层来说,他更关心的是公司目前的管理制度,是不是得以很好地执行?在这个过程里有没有漏洞?哪些需要完善?哪些需要改?在整个的花费里边,哪些是大头?怎样为下一年预算或者决策做一个强有的依据等等。

到财务部,他们的诉求其实更多了,第一个就是帮助完成财务审核工作;第二就是替代大量的手工工作:比如手工做账、手工付款、手工通知人员等等。

大家都有自己的诉求,所以我们说,费控系统成败的关键,是我们怎么样解决这些利益相关者的痛点和需求。

选型宝:根据两位的经验,如果我们今天实施一套费控报销系统,假设不成功,它的风险可能来自于哪个方面?
SmartApps 张勇军:首先当然要先选一个好的产品。
但是,费控是一个很重实施的项目,即便产品选型没有问题,如果实施不好,也会导致失败。那么,费控系统实施失败的原因来自哪些方面呢?
很多ERP系统,他们强调的是说缺乏支持,通常来讲,对于费控系统,老板支持是肯定没问题的,失败的原因,更多来自以下几个方面:缺乏沟通、缺少梳理、一蹴而就、缺少优化。

1、缺少与员工的沟通

从沟通的角度来看,从上一开始就要讲清楚,费控系统对于员工的价值。要让员工明白,如果手工报销,他可能要反复的去填写报销单,要反复的去拿原始单据,也有可能因为要某个报销,他要复印很多的合同或者是账单来走流程,然后在审批过程中,因为没有系统,可能来回反复的审批,必然导致这个报销会拉得时间很长,甚至有些报销可能付款不及时。
如果这个报销是员工个人的,有可能员工个人有怨言,如果这个报销是供应商的,甚至影响到公司付款的信誉。
所以我觉得这是上项目前,需要让员工明白,费控报销系统对他们会带来什么?在项目的实施过程中也要沟通,有一些流程为什么这么做,不那么做,要让员工理解这么做的道理是什么。

2、缺少梳理
第二点,因为是费控系统实际上很多审批流程可能是多级的,我们做最复杂的有20级的审批流程,这个流程的梳理是很重要的一项工作,很多公司急急忙忙上线,也做了梳理,但是没有梳理到位,最后在实际上运用的时候,发现这个流程可能走不下去了。

3、一蹴而就的心态
第三个要避免的,就是一蹴而就的心态,我们经常听到有很多客户说,你这个系统是不是拿给我来简单的使用,就像装一个APP那样简单;事实上,费控作为一个实施比较重的项目,切忌有这样一蹴而就的心态。

4、缺少优化
最后,我们中国市场发展的很快,费控系统的实施,需要有一个持续优化的一个过程。刚上线的时候,可能还有一些不是很满意的地方,这需要有一个优化的过程,通过持续的优化,渐入佳境。

选型宝:具体到Infor XM这款产品,两位认为这款产品的最大的优势是什么?更适合什么样类型的客户?

Infor 张涛:我们认为我们这款产品最大的优势,就是一个灵活配置的能力,很多云端产品,他们以最佳实践方案来要求客户,而我们是一个配置型的产品,我们可以根据用户您自己业务的模型,根据您自己的审批流程,根据您自己的规章制度来配置。

什么类型的客户更适合Infor XM?我们概括为几个多:

第一个多,我们把它总结成是人多。您企业有很多员工需要进行费用的报销,人多既可以是内部员工多,那也有可能是代理人多。我们以保险公司为例,他并没有那么多内勤的员工,他更多的是外勤的员工,这些外勤我们把他叫代理人,但他实际上也是这公司一份子。这些代理人也要参加报销,因为你人多,即便一人发生一笔费用,那一个月的交易量也会很多。

第二种类型就是单据多或者说业务多,典型的是销售型公司、咨询型公司,类似麦肯锡,也是Infor XM的客户,可能有几百个人销售,但是经常出差,经常有费用的发生,一个人一天可能就要二三十笔,这样单据累积下来就有很多,所以有了量上去以后,就会涉及到后续包括审批、制账、付款,所有一系列的问题,这是我们最典型的两个客户的画像。

在这个基础之上,我们觉得再加一点,就是客户很重视对于费用的管控,而不是流程化的控制。就是在审批的过程里要把制度放进去,比如人均出差的标准,不同级别对应的机票的级别,或者是酒店的级别等等。

企业规模一大,类似的制度,就会比较复杂,通常这个制度里都有上百条,员工要都记住的话,就很难;其实不光员工,包括财务审核人员,要记在脑子里面也很难。把这些标准放进系统里,通过我们的系统,来帮助你去检验或者帮助你控制这些标准,更好的进行费用管控,这是我们最主要的客户类型。

第二部分
/ 费控系统如何落地? /

编者按:这部分的主要内容,将围绕费控系统落地过程,展开讨论,包括:规则的梳理 → 规则的配置 → 实施方法等等。

选型宝:通常我们在去准备启动费控报销系统时候,应该梳理哪些基础资料?

Infor 张涛、SmartApps 张勇军:

▣ 首先是组织架构和人员方面的梳理

比如说我们整个公司的组织架构、每个部门的组织架构、人员的构成,包括人员的层级,多级审批流程的配置与组织结构是相关的。

▣ 然后是审批流程和规则的梳理

规则这块,需要注意的是,有些规则是以前是发过文的,要把现成文件收集起来;还有一部分是老板口头说过的,或者约定俗成的,有些自相矛盾的或者是不够充分的地方,这些都要把它做一些收集和梳理。

审批流程实际上是与规则绑定的,举一个最简单的例子,一般我们说当大于5000块钱,需要那个级别的领导审批,所以我们实际上在建审批流程的时候,怎么做拐点呢?就是通过这些规则让他去找不同的方向。

▣ 此外,成本分摊规则的梳理

Infor XM可以做到针对每笔费用,在发生之前指定到分摊的成本中心、比例,这个成本中心可以是项目性的组织。

分摊规则你可以事先指定,可以是由员工指定,也可以由财务指定,它在这里边是不限定的。

一旦你指定了跨多个部门,实际上在后边审批的时候,它会自动去寻找每个部门的管理人员去批。

选型宝:流程和规则梳理完以后,如何对规则进行配置?

Infor 张涛:实际上我们的规则它是由不同维度来组成的。包括对组织结构的配置、人员的配置、审批流程的配置。

首先是与组织结构相关的规则配置

我可以分公司A是一套规则,分公司B是一套规则。这样每个公司可以有它自己的规则。我们知道在这个里面,如果相对松散的企业,实际上每个公司有自己独立的权限,它可以自己制定一些相应的报销规则,我举一个比较有意思的例子——海底捞。

海底捞的案例——规则配置到每个门店
提到海底捞,很多人会想,海底捞它是一个餐饮型的企业,按说这些服务员不会有报销的发生,那他们用这个费用管控系统来做什么?

实际上我们站在另外一个不同的维度上,在海底捞,我们并不是给每一个基层员工用,而是给每一个店面用,通过我们的费控,让店面的店长去申报,除原材料采购费用之外的其他所有费用,比如杂物的购买,日常一些零星的服务的申款,都可以通过这个来实现。

这样既可以从单店上去控制,每一笔采购有没有遵循公司的采购流程?有没有遵循公司的制度?也能在集团层面,知道每个店面对比发生的状况,我们可以看到在这个过程里面,为什么有些店面,它申请的杂项的费用,就要比其他店面高?来找到背后的原因。

海底捞有几百个店面,分布在不同区域,Infor XM 可以支持每个店面都定义自己的规则,有些规则是公司级的,有些规则是区域级的,有些规则是门店级的,足够灵活。

第二,适应于不同人员组织的规则配置

人员组织你可以把它理解成打一个标签,例如高管执行的住宿标准是2000块钱,普通员工住宿是1000块钱,这样我们是给人员做了一个标签,针对不同的人,就可以进行多维度定义属性。

第三,适用于不同流程的规则配置

可以根据不同的组织、人定义不同的审核流程、规则,我们叫做审批矩阵,审批矩阵可以把多个维度给它组合在一起,来确定它最后需要得到批准的那个人是谁?

圣戈班的审批矩阵案例
我们的一个客户圣戈班,他在亚太地区使用的是我们Infor XM,作为它的费控报销平台。在这个平台里边,因为它涉及到不同的国家,在中国,又涉及到不同的工厂。所以它在这个过程里边就需要有,根据不同国家,根据不同工厂、根据不同人员来决定我下一步审批流是什么。甚至在里边可以把费用类型加上去,可能对于普通费用类型,有金额的控制,在3000块钱,它的审批人员是什么级别?在5000块钱,审批人员是什么级别?所以通过我们整个的流程,我们来帮助去配置出我们所需要的审批矩阵,来简化我们的维护,更快、更好的实现费用管控的内容。

第四,支持模板化配置和规则自定义

在流程和规则定义方面,我们实际上是有很多模板提供,只需要配置一些参数就可以直接用了。

另外,我们还有一个开发平台,通过这个开发平台,可以自定义规则。

天弘基金的自定义规则案例
我们以这个天弘基金为例,它有一个规则,就是当我前面做出差申请的时候,需要明确出差时间,而后面报销的费用,需要发生在这个时间区间里。

例如,我可能申请3到5号出差,那么回来的时候你要报销,你必须要报3到5号,如果超过这个时间范围,它需要预警,这样他可以自己做一个规则去检验。

所以这种就是我们可以自定义化,根据你企业的自己的需求,去自定义这些规则。

选型宝:通常配置完之后,接下来就是项目落地,Infor有怎样的一些独特实施方法,能够保证这个项目比较好的落地下去?

SmartApps 张勇军:这个关键就是我们说,要组织一个项目的实施团队,可能有Infor和我们合作伙伴的实施方,有我们的项目总监、项目经理,客户那边他们也要有一些相应的组织结构和实施团队。

我们还要把各个部门的关键用户组织起来,这个关键用户可能跟其他的系统类似,就是说把各个部门的业务能手组织起来。

选型宝:怎样把各个部门的这些关键用户激励起来,让他们能够成为推动项目落地的发动机?

Infor 张涛:要他们提供一个展示自己的平台,让他们感觉到,参与到项目里边,实际上对他是一个很大的提升,不光是业务能力的提升,也是沟通上面的提升。

因为在这里,他能接触到其他业务平台的人员,能更熟悉公司整个业务的发展,而不是他简单的一小块的内容,通过这个过程,他理解的业务可能会更多。

第二,就是我们要建立一些激励制度

我们会设立一些奖励机制,那像我们在一些客户那里,他都会给项目小组成员颁发一个优秀项目小组成员,根据你的表现,在这个过程里边,能让他的部门主管,高管看到,他是一个有能力的人,这样他以后会得到更大的一个提升的机会。

SmartApps 张勇军:再补充一点就是说,在这个里面,财务部门是一个很重要的部门。把财务部门有效发动起来很重要,因为项目结束以后,能给财务部门带来很大的帮助,他们能从很繁重的手工报销、审批工作中解脱出来,这样,财务部门可以把精力更多的放在分析或者管理提高上面。

安联保险的案例
实际上我们在安联保险案例里边,在第一年的时候,客户觉得大家虽然都是在使用,但是还不太清楚,真正能带来价值是什么?直到一年之后,财务负责人把他分析报告递交上去的时候,老总才发现这确实是一个不错的系统。

因为他在这里边,不光看到以前简简单单的分析,发生了多少费用什么,而且看到了企业的费用管控的漏洞在哪里,为什么这个制度有这么多人违反,违反的原因是什么?是不是需要我进行调整?而这些可以作为下一年度制度或决策制定的一个有效依据。

选型宝:刚才说清楚了对于财务、老板、关键用户的价值,对于普通员工,怎样讲一个好故事,让员工更愿意配合?

Infor 张涛:其实员工价值,我本人深有体会,因为我本身做第一份工作的就是做费用报销,我觉得员工有几个痛点:

▣ 第一个就是减少重复提交次数

因为员工没有办法很好的知道制度,所以他要经常递交单据过来,你跟他说这个单据不满足公司制度,拿回去重填,他回去撕掉,重填一张。他第二次再过来了,你告诉他这差一个签字,这个超了5000块钱了,应该总经理签字,他又拿回去。所以,一套能预置规则的费控报销系统,能有效的降低员工重复提交报销单的次数。

▣ 第二个就是我们在这里边叫做提高透明度

透明度就是当他把这个递交上来以后,他知道自己的单据在什么地方,他知道自己什么时候能拿到款项,这些都会提高员工的满意度。

▣ 第三个我们说最明显的就是回款快

对于员工来说,能很快的拿到报销款,这就是员工最满意的。例如安联保险那边,他每隔五天付一次款,只要提交报销,在这个付款周期里面,我们就可以拿到款项了,这是员工满意的。

选型宝:那最后请总结一下,Infor XM如何帮助客户打造既让老板满意又让员工满意的费控报销系统?

Infor 张涛:好的,我们把Infor XM价值做一下总结,从老板的角度,从财务角度,从员工角度分别讲一讲。

对于管理层来说,我们的价值是帮助管理层去建立一个事前申请、事中控制、事后分析的全面预算管理,我们帮助企业实现费用的管控,知道每笔钱花在什么地方,能知道企业有没有相应的漏洞。

那么对于员工来说,就是我们增加了透明度,减少了往复性的工作,加快了付款的周期。

对于财务来说,就是我们减少了大量手工性的工作,都可以通过自动化来完成,让财务部有一个转型的机会,从原来大量的重复性工作上,转型到做数据分析,做提供决策信息的这个方向上。

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