OA系统档案管理方案及可实施性分析

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OA系统档案管理方案及可实施性分析

移动办公系统 2019-08-13 15:06:20 浏览229
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一、OA档案管理解决方案

OA系统以“权限+文档”两大功能板块为基础,帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”,用一套系统高效存储、借阅档案。
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(档案管理系统基本功能展示)
1、“存”不费时:借助OA的电子表单就能把组织的所有纸质档案录入系统,形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库,全面提升档案信息存、管、查效率,庞大的档案收集工作1位管理员也能完成。
2、“借”不求人:电子化的借阅管理过程更加规范,不仅使用必须经审批,整个借阅过程都有严格监控,借多久、还没还一目了然;各类档案都有自己的借阅规定,OA系统可以灵活的帮助组织制定不同的线上借阅流程,提升借阅安全性。
3、“还”不超期:OA全程电子化的流程管控,可以智能掌控档案的整个借阅过程,归还状态智能监控,责任追究到人,不怕超期、不怕丢。
4、“查”不用等:借助智能报表系统和电子表单,档案管理人员、上层领导可以随时在OA报表门户了解不同时期,组织内部各类档案的管理情况,发挥数据使用价值的同时,为组织提供管理分析,优化管理环节。

二、OA系统档案管理方案的可实施性

各类重要资质证书、合同、产品技术文件、人员信息都是组织重要的档案材料,如果全靠人工一一收集整理和维护,不仅耗费精力、人力成本高,会不会遗漏还不能确定。
OA系统电子化的档案管理是以“权限+文档”两大功能板块为基础,帮助组织统一“纸质档案”与“电子档案”,用一套系统高效管理档案存储、借阅、归还和查询4大环节。
灵活适应各类组织档案管理需求:包括各大企事业单位、政府机关等,建模灵活落实具体管理制度。
“电子档案+纸质档案”相结合:在很长一段时间里,企业依然习惯使用纸质档案,两者相结合的方式更符合企业需求。
4月30日,国务院令明确规定只要符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。
未来,随着电子档案法律效力被肯定,电子签章助力业务实现全程电子化管理,OA可以帮助组织打造一个真正无纸化的电子档案管理闭环,以电子档案代替纸质档案,全面优化档案管理成本。

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