用OA系统进行任务分配,规范流程,激活主动性

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用OA系统进行任务分配,规范流程,激活主动性

移动办公系统 2019-08-07 16:10:40 浏览107
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合理地分配任务是项目执行效率的重要保证,为了让企业的任务能第一时间被分配到最适合的岗位、最适合的员工,OA系统通过搭建精细化的任务管理模块,将任务分解成一个个具体的工作事项进行分配,有助于优化资源、调动积极性、提高完成效率。
随着共享服务模式在企业的不断推广,让企业的业务财务不断融合。为了提高业务处理效率,企业将所有流转到共享中心的工作任务,集中到任务池,再进行智能分配。
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1、派工管理,分配标准化、流程化
自动派工:OA系统通过流程搭建了任务池分配机制,让任务能够自动“找到”执行人,实现智能化的任务分配和绩效管理。
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(任务池原理)
任务按照设定的规则自动流转到具体的人员待办中,从而达到工作任务合理化分配,实现业务高效运转。任务池分配机制,实现业务处理责任制,有利于任务均衡,促进绩效考核的公平公正,适用于业务均衡分配的需求。
手动派工:OA系统任务池监控看板,可以随时查看任务分配情况,并且可根据实际需求,设置任务池分配任务的时间周期,保证短时间不会造成太大的负荷。
共享中心各组长可以在系统自动派工规则外,对单据进行人工干预,来进行任务调度;并且可以进行强制分配、强制取回。
共享服务中心的审核人员工作日点击“取单”,系统标记该人员在岗,执行周期自动派工。被派工人也可主动点击“取单”,系统即时随机分配单据。为了避免员工手中任务过于繁重,按规则不超过派工负荷数。
2、抢单机制,提高主动性和公平性
每个人的工作效率不同,完成任务的时间长短也不同。OA系统通过标准化的流程应用,实现任务单自动传递,人员自主抢单的核心需求。
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(任务抢单流程)
当流程在审批过程中,流程流转至派工节点时,任务内成员可点击个人门户“取单”或“抢单”按钮,即可强制将在派工池中的满足处理权限的任务流程取到个人工作待办中。
发布的任务以流程的形式出现在每个人的待办中,一旦抢单人完成抢单,其他人任务列表该任务自动消失,避免任务撞车。
若是任务执行出现状况,任务管理员可对任务进行撤回,终止等操作,避免更大损失。将被动的人工分配,转化为主动的抢单作业。从管理的角度,减轻从前大量繁重的人工工作,减少人工干预,让体系更公平,高效,提升员工积极性。
不仅能够调动员工积极性,提高单位时间生产量,更能借助移动端的快速响应优势,快速解决问题。
3、移动抢单应用
移动端克服了地区的障碍,适用于工程项目、物流运输、报修等需要外勤的领域。
OA通过流程搭建任务分配机制,改变了以往手工化的任务清单管理,明细任务状态,主动推送给任务处理人,并且进行实时跟踪:集中分配任务,规范化、流水化;智能分配任务,平衡化、公平性;竞争方式分配,调动员工能动性。

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