RPA机器人为何会在财务共享领域刮起旋风?

  1. 云栖社区>
  2. 阿里云SaaS加速器>
  3. 博客>
  4. 正文

RPA机器人为何会在财务共享领域刮起旋风?

婧含 2019-07-24 14:38:31 浏览4628

多数人每天都会使用到一些机器人流程自动化工具,例如读取邮件和系统,计算,生成文件和报告。而在未来,那些你不想做的枯燥的工作,也许真的可以不做了,重复化、标准化的工作都可以让RPA机器人帮你完成。

RPA是Robotic Process Automation的缩写,从字面便不难看出其要义,即:机器、流程、自动化,RPA是以机器人作为虚拟劳动力,依据预先设定的程序与现有用户系统进行交互并完成预期的任务。从目前的技术实践来看,现有的RPA还仅适用于高重复性、逻辑确定并且稳定性要求相对较低的流程。

1.jpeg

用更通俗的解释,RPA就是借助一些能够自动执行的脚本(这些脚本可能是某些工具生成的,这些工具也可能有着非常有好的用户化图形界面)完成一系列原来需要人工完成的工作,但凡具备一定脚本生成、编辑、执行能力的工具在此处都可以称之为机器人。

比如,在游戏领域被广泛为人所熟知的国产软件“按键精灵”,即可以通过它的一些简单功能帮助我们完成一些自动化的工作。

按键精灵的简要工作原理是通过录制操作者的鼠标和键盘的动作步骤形成操作脚本(用户也可以不用录制的方式,完全手工编写脚本),这里的脚本是可以修改的,用户可以更具需要修改脚本的参数,比如鼠标点击的位置、键盘输入的值,再次运行脚本的时候就会重新执行录制过程中的这些动作,如果脚本的参数有修改,则会执行对应的调整后的动作。

2.png

我们可以借助这个软件,通过录制鼠标和键盘动作的方式,来完成一些简单的操作,如果用户用的熟练,理论上按键精灵既可以帮助我们完成一些更复杂场景下的自动化工作处理。

举个简单的例子,比如我们每天上班时要打开ERP系统并进入到AP发票处理页面,如果你觉得每天都重复这么做非常无趣(如果没有设置保存账户和密码的话),我们就可以通过按键精灵来简化我们的步骤,点击软件的录制动作按钮之后,软件就开始记录我们的动作.

比如双击ERP软件的图标、输入账户信息,点击登录按钮,进去之后再点击菜单逐层进入AP发票处理页面,等这一系列的操作完成之后,我们点击停止录制,然后为这个录制的流程设置一个快捷键,比如ctrl+1。

怎么使用这个录制的过程呢,等我们再次上班时,按下ctrl+1,这个软件就会按着你上次录制的过程依次做一遍,直到运行结束,整个过程完全不需要你的参与,以后你就可以通过这个方式一键登录ERP系统并进入发票处理页面了。

考虑面向的用户群体往往并不会拥有专业的技术背景,总体而言,这些工作与流程自动化工具的应用还是相对比较简单易用,通常可以通过图形化的界面完成脚本的生成与编辑,即使是利用相对专业的脚本编辑器,这里的脚本业务完全不是程序员所面对的那种代码,简单看一下教程很快也能上手。

比如以下在Mac OSX系统下利用Apple Script所编写的简单工作自动化代码(让Google Chrome浏览器在新窗口中打开百度首页),可以看到语法非常简单,基本上已经是英语大白话了。
3.png

上面就是RPA的简单原理示例,当然现今各大软件厂商推出的RPA工具远比上述我们提及的小工具在功能丰富度上、场景的针对性上强很多,但其核心逻辑并没有本质的差异,在某些特定的业务场景下,熟练的Excel VBA开发者仅利用office工具甚至也能完成好的RPA工作(许多RPA工具仍然需要Excel VBA来进行协同工作)。

RPA的优势
通过上文的介绍,相信读者能够很好的理解以下RPA的特点,这些特点正是RPA能够给企业带来价值的主要原因:

机器处理:通过用户界面(UI)或者脚本语言(Script)实现借由机器人的重复人工任务的自动化处理;

基于明确的规则操作:流程必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入,流程不得出现无法提前定义的例外情况;

以外挂的形式部署在客户现有系统上:基于规则在用户界面进行自动化操作,非侵入式模式不影响原有IT基础架构;

模拟用户手工操作及交互:机器人可以执行用户的日常基本操作,例如:鼠标点击、键盘输入、复制/粘贴等一系列日常电脑操作。

RPA的优势来源除了上述这些众所周知的功能特点外,对于规则的高度严肃性(良好的操作品质)、对现有系统的非侵入性(非耦合型)都是RPA的突出特点。

以下我们从这两个层面分别去理解RPA在应用过程中所带来的优势:

4.png

RPA与财务共享服务
根据之前我们对于集团财务指导、控制、执行三个层面职能的划分,我们不难理解发现RPA将更容易在执行和控制两个层面发挥应有的价值,尤其是在交易性的业务执行层面,通常会有更多契合业务需求的实用应用场景,就像制造工厂越来越广泛的引入机器人工作中心来实现生产环节的去人工化,机器人软件有着财务工厂之称的财务共享服务中心同样有着广阔的空间,尤其是近年国内共享服务中心建设浪潮兴起,RPA概念和应用实践也一度占据了新闻热点。

以一个典型的交易型财务共享服务中心为例,常见的业务流程一般包括销售至收款(OTC)、采购至应付(PTP)、员工费用报销(T&E)、资产核算(FA)、总账与报告(RTR)、资金结算(TR)等流程,这些流程里不少业务处理环节都具备高度的标准化、高度的重复性特点,这也是RPA大展拳脚的广阔空间,那么现阶段这些流程里RPA有怎样的应用的Best Practice呢?

5.jpeg

下表为读者简要展示了一些应用的示例:

  1. 销售到收款

自动开票:机器人自动抓取销售开票数据并自动进行开票动作;

应收账款对账与收款核销:机器人取得应收和实收数据,按照账号、打款备注等信息进行自动对账,并将对账差异进行单独列示,对于对账无误的进行自动账务核销;

客户信用管理:自动进行客户信用信息的查询并将相关数据提供给授信模块用以客户信用评估、控制

  1. 采购到付款

供应商主数据管理:自动将供应商提供的资料信息进行上传系统处理(比如获取营业执照影像并识别指定位置上的字段信息,填写信息到供应商主数据管理系统,上传相关附件);

发票校验:基于明确的规则执行三单(发票、订单、收货单)匹配;

发票处理:发票的扫描结果的自动处理(与机器人结合的OCR、发票的自动认证等);

付款执行:在缺少直接付款系统对接的场景下,可考虑利用机器人提取付款申请系统的付款信息(付款账号、户名等),并提交网银等资金付款系统进行实际付款操作;

账期处理及报告:比如自动财务账务处理(应付、预付重分类等);

供应商询证:自动处理供应商询证信息并将结果信息进行自动反;

  1. 差旅与报销

报销单据核对:比如自动发票信息核对(申报数与发票数等)、报销标准核查等;

费用自动审计:设定审计逻辑,机器人自动按照设定的逻辑执行审计操作(数据查询、校验并判断是否符合风险定义);

  1. 存货与成本

成本统计指标录入:机器人自动;

成本与费用分摊:期末机器人按脚本分步或并行执行相关成本、费用分摊循环

5.资产管理

资产卡片管理:批量资产卡片更新、打印、分发等;

期末事项管理:资产折旧、资产转移、报废等的批量处理;

6.总账到报表

主数据管理:主数据变更的自动系统更新、变更的通知、主数据的发布等;

凭证处理:周期性凭证的自动处理、自动账务结转、自动凭证打印;

关联交易处理:关联交易对账等;

薪酬核算:在缺少系统对接场景下的自动薪酬账务处理;

自动化报告:格式化报告的自动处理;

7.资金管理

资金管理:根据设定的资金划线执行自动资金归集、自动资金计划信息的采集与处理等;

对外收付款:收款与付款的自动化处理;

银行对账等:机器人取得银行流水、银行财务账数据,并进行银行账和财务账的核对,自动出具银行余额调节表;

8.税务管理

税务申报:税务数据的采集与处理、税务相关财务数据、业务数据的采集与处理,自动纳税申报;

例:某企业实施纳税申报自动化的RPA流程

对于纳税主体较多的集团性企业,由于纳税申报的数据来源不同(有来自财务系统,有来自开票软件,还有其他台账等),本来手工操作量就大,即使部分企业已经部署了VBA来实现单主体报税数据的自动生成,但当所以当存在较多纳税主体需要编制报表时,数据准确性无法保障,人工处理部分的工作占比过高,数据处理、报表编制效率不高。

纳税申报过程整体RPA适配度高,相当多的步骤可以借助机器人进行自动化,当前市场上支持这部分工作自动化的厂商也较多,因此这家企业启动了基于RPA的纳税申报自动化项目。

最终RPA实施的纳税申报过程被细分为三大子过程,即:数据采集与处理过程,数据提交过程,账务处理过程。

其中,数据采集过程更多的是与本地数据的交互(税务主体信息、开票信息、财务信息等),而数据提交过程更多的是与税局系统的交互过程(登录、数据填写、提交等动作),账务处理过程则是纳税、缴税的账务化反映。

1)数据准备过程

第一,利用RPA工具,通过脚本的预定义,期末机器人自动登录账务系统(比如试算平很表、固定资产子账目)、国税系统按照税务主体批量导出财务数据、增值税认证数据等税务申报的业务数据基础;

第二,机器人自动获取事先维护好的企业基础信息用以生成纳税申报表底稿;

第三,对于需要调整的税务、会计差异、进项税数据差异、固定资产进项税抵扣差异、预缴税金等自动通过设定好的规则进行调整,借助预置的校验公式进行报表的校验(比如财务科目与税务科目的数字校验);

第四,机器人将处理好的数据放到统一的文件夹,由税务人工进行审查(或干预)。

2)数据提交过程

第一,对于核对审查无误的数据,执行脚本,由机器人按照公司主体自动登录税务申报系统;

第二,执行纳税申报底稿的读取,并自动导入底稿相关数据,执行纳税申报表提交动作以完成纳税申报,并将相应的信息保存在本地。

3)账务处理过程

第一,税务分录的编制与自动录入:根据纳税、缴税信息完成系统内税务分类的编制;

第二,计算递延所得税并完成分录的编制与录入:对于涉及递延所得税的,自动进行递延所得水资产或负债的计算并完成系统内的入账。