CIO必读——OA软件系统在推广过程中存在的12个风险

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CIO必读——OA软件系统在推广过程中存在的12个风险

志达宇泛 2019-03-05 15:56:39 浏览437
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前期的实施并不代表OA项目就完成了,在OA软件系统持续推广中也会存在相应的风险,若没有加以控制和改进也会导致OA系统所希望取得的效果越来越低,甚至看不到所可以带来的价值,从而导致系统已经构建好了,却没有人员使用,成为一套空中楼阁的摆设了。

CIO必读OA软件系统在推广过程中存在的12个风险

一、领导不重视

这点我们在之前也已经谈到一些了,这里再次提出也是因为这方面对一套OA办公系统的推广是有很大的影响关系的。例如大家都开始在使用OA软件进行日常办公了,领导却还是通过纸质模式传递,这样造成员工在系统上跑一遍,在线下还要再走一次,弄得在OA上没有得到什么价值,反而加重了工作量。所以我们在推广的过程中,特别是在前期推广的环节,一定需要领导额外关注和重视。

二、以为 OA 可完全代替传统工作操作

我们从OA即办公自动化的表面意思来看,很多组织单位的员工就会本然的以为使用了企业OA系统之后,那么以前的纸质模式传统方式就可以抛弃掉了。当然我们的理想情况是希望如此的,但也需要考虑到实际的情况,例如:

三、相关的法律法规的影响:例如在日常的费用报销中,在内部全部采用电子式的报销单是可以没有问题的,但这些费用单据在地方的财务法规中还是需要看到实际的纸质,所以从这一方面或类似的情况,我们有部分的工作还是纸质模式来办公处理。又如签订一份合同,也是需要各供应商或客户有纸质的合同才可以。

四、习惯养成的影响:由于前期推广过程中,很多员工还没有对OA办公自动化系统比较熟悉和习惯,或者在试运行过程中还没有彻底搞明白OA具体的操作和使用,或者是否已经能够完全代替以往的传统工作模式,在这种情况下贸然全部采用OA电子式办公方式也是很大风险的。

五、希望 OA 项目一上马就可以见效

这点在所有的管理软件推广都是不会存在的,而对OA这种柔性的管理软件来看就更加在短时间内产生非常的明显的效果,我们需要一点一点来积累。为什么OA项目一上马是不可以产生很大的效果的呢,我们可以从以下几个方面来思考:

六、数据的影响

由于OA项目跟其他的一些业务软件还有些不一样,部分的业务软件在前期实施环节中有一块重要的事情就是要把历史的数据进行导入并可形成相应的报表。而对于协同办公OA系统来看,对于以往的数据进行费力的导入,既耗费了很大的人力精力,但实际起到的效果价值不大,所以要见到其产生的效果,需要各用户每天自觉的在OA中办公及时的放入一些信息,这样才可以不断的丰富里面的内容。

七、文化的影响

由于工作方法有适当的变化,以及员工的工作习惯,所以在OA项目一上线时,很多员工都很难直接形成快速的习惯在OA系统中查阅信息、积累知识经验。

CIO必读OA软件系统在推广过程中存在的12个风险

八、推广的步骤和范围划分不清晰

这方面没有划分清晰的话,也会造成OA系统的推广一团麻的情况发生,甚至造成问题不断产生之后,项目人员疲于奔命的处理各种问题。一般划分不清晰的会体现在三个方面:

九、整体推广步骤:缺乏有效成体系的推广步伐,有的甚至走一步算一步的模式,或者是一股脑的全部推出,不分轻重缓急。

十、应用范围的划分:结合整体的推广步骤,我们需要划分出先推行哪部分的应用,这部分应用是否能比较容易产生的效果,是否可以让用户快速推广起来,是否遇到某些问题能够制定出有效的快速解决办法。

十一、用户范围的划分:也是需要制定出一些比较有代表性的机构或部门,作为试点先行一步,从中取得相关的推广经验,日后可以由其部门内部自行来担当推广一部分的工作,而后再放开到其他机构或部门直至整个组织全面推广。

十二、不改变办公习惯

由于一套管理软件必然会带有一些先进的管理理念或工作模式,对传统的工作模式会有相应的一些冲击或影响,所以若固守原有的办公习惯的话,一套OA系统的推广也必然会受到很大的阻碍。例如以往大家就喜欢拿着一张单据跑来跑去的去审批、不喜欢天天通过系统来进行交流沟通、还是要求相关人员把相应的数据报表打印出来呈现过来等等各种以往的习惯。

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