SMG协同办公平台规划与实践

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SMG协同办公平台规划与实践

玄学酱 2018-05-18 14:42:00 浏览1580
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大家好,很高兴能够借助这样的机会和平台来和大家分享关于SMG协同办公平台规划与实践的相关内容。

接下来我会从SMG原办公管理系统状况,SMG协同办公平台规划方案,SMG协同办公平台实施实践以及SMG协同办公平台实践体会,这四个方面出发来和大家详细的讲述。

SMG大家都比较熟悉的一家公司,是上海广播电视台、上海文化广播影视集团有限公司(英文统称Shanghai Media Group,简称"SMG")是中国目前产业门类最多、产业规模最大的省级广电媒体及综合文化产业集团,由原上海文化广播影视集团和上海广播电视台、上海东方传媒集团有限公司于2014年3月31日整合而成。至2015年7月,共有职能部门13个,直属事业部8个,一级公司16家(含1个上市公司--上海东方明珠新媒体股份有限公司),二级子公司85家,三级子公司9家。由此看出SMG的规模还是挺大的,总共有100多家。在原来每家公司和事业部来提升办公效率都自己做了些系统。由下图可以看出每家公司的系统产程和流程都不相同,随着整个集团的信息化推进,就导致了系统分散,协同效率低。

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随着目前移动化技术的发展,移动办公在当时也并没有实现,基于这样的背景环境,如果能够把系统做一下整合,是不是就方便了很对,效率也就提高了。基于这样的目标和规划,我们就对SMG协同办公平台做了规划方案。首先是要对集团信息化建设搭建一个整体的框架,上面是一个展现层,是集团统一工作门户,由PC门户和移动办公门户组成。下面是整个的业务系统包括办公系统,SMG不仅是信息化的管理系统,更是一个制作系统,订单系统。关于OA系统的协同办公平台实施的工作,我们的目标是希望整个集团实现统一,各个部门之间在平台上建设实现统一的贯通。那么对于协同办公平台的总体要求是什么呢?

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这就要求要统一的认证和管理,在集团层面上,集团和CAO之间要横向协作,纵向协作,要融会贯通,统一标准。事业部和下属公司要纵向协作,支持其独立性。基于这样的目标和想法,就需要我们做出实施计划的要求,计划在半年内,将30多家一级公司的事业部门和职能部门全部实施完成。6月份,职能部门OA系统就已经逐步上线。7月份,OA移动办公上线,8月份,事业部OA逐步上线,到了9月份和10月份,就与上市公司OA打通,实现互联互通,直至12月份,就实现集团全覆盖。由于涉及的范围比较广,时间紧迫,这就要求在过程中,需要一个好的的建设方案。第一,可以构建集团一体化OA平台,包含全集团所有职能部门、事业部,以及全资子公司,并将集团OA功能迁移至统一平台。第二,通过数据交换平台实现与集团上市公司OA系统对接。第三,对于内部流程建设而言,就需要各部门建立自己内部管理流程,实现部门内部管理流程无纸化,通过权限控制其他部门不可见。第四,对于外部流程建设而言,则就需要通过一体化平台,各部门之间、部门与集团之间实现公文等流程跨部门流转,实现全部贯通、高效协同,从而达到无纸化的需求。

各单位之间工作内容主要分为三块,需要这三大块之间相互协调,相互配合。

1.自身OA体系建设:梳理内部业务流程,制定相关规章制度与管理规范,完善部门人员信息。

2.部门之间贯通及与集团OA流程配套:梳理部门间业务流程,制订相关规章制度与管理规范,梳理人员权限规范。

3.流程模板--部门收文:以台、集团办公室现有流程为参考,重点梳理四类通用流程(传阅件、收文、内部文、请假),通用流程参照流程模板,其他个性化流程,可以参照流程模板进行梳理。

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SMG协同办公平台实施效果,构建一体化OA平台,完成了13个职能部门、8个事业部和11个一级子公司内部OA建设和外部流程互联互通,解决了系统分散、协同效率低问题。构建安全、统一的移动办公门户,并设有SMG自有应用商店,移动办公门户整合邮件、日历等应用,实现了基于一定安全机制的公文移动审批。移动办公实施效果,可查询个人所有相关的待办,已办,办结,抄送等事宜,可随时做审批流程、转发流程、查看流程流转日志,流程图等功能,让办公无处不在,处理紧急事件,利用事件碎片完成重要审批. 而且流程的数据完全与PC同步。

SMG协同办公平台实践,项目成功的要素包括目标明晰,资金保证;总体规划,分步实施;领导重视,强力推进;业务梳理,明确规范;项目分工,职责明确,这样可以保证数据的安全性和规范性。项目分工与职责,集团OA业务流程梳理是由办公室牵头,制订集团OA业务流程和相关业务规范,其他相关部门配合。业务规范制订由办公室牵头,技术配合技术选型与实现,其他部门配合业务选型与实现。各部门、子公司OA业务流程梳理是由各单位自己负责业务流程梳理,平台运维管理由技术提供技术平台建设、技术规范制订和运维支持。需要整个部门和项目协调和沟通,方能运转流畅。

今天的分享就到这边,谢谢大家!



本文出处:畅享网
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