Excel 处理重复数据的几种方法

简介:

工作当中,难免会遇到需要去处理Excel的重复数据,例如,在一个表格当中,有两行的数据是相同的,或者有某一列的数据是相同的等等,少的话我们可以手动的去清除它,但如果是数据多的情况下呢?如果再去独个删除的话,不仅会让自己的工作效率降低,再者会降低老板对你的质疑,又或者会让人觉得你没什么技术含量(这个要看你的处理方式,咔咔)。

那么,接下来让我们来看一下下面的两个例子,然后进行分析 

情况一:

   

情况二:

情况一:所有的数据段都是相同的,比如姓名、部门、物品,几个列的值都是;

情况二:只是姓名、物品、数据的值相同,但却是不同的部门,所以在我们删除的时候,要分清楚情况再进行分析;

方法一:利用Excel自带的“删除重复项”功能

删除重复项:删除工作表中的重复行,可以指定应检查哪些列的重复信息,此功能从Excel 2007版本开始就有了,所以也适合2010,2013版;

选项需要删除的活动单元格,然后找到“数据”选项卡,在“数据工具”下找到“删除重复项”,单击它,然后就会看到以下窗口:

系统要求您选择包含重复值的列,对于以上情况一,在这一个窗口,就需要选择所有的列;对于以上情况二,由于只是某个列值出现重复值,这时就不需要全选;选择“全选”,然后点击“确定”,出现如下窗口:

系统提示找到一个重复值,并已经成功删除掉;需要补充说明的是,这个方法在删除后,所保留下来的记录是重复记录中最晚出现的那条记录。

方法二:利用“高级筛选”功能清除

“高级筛选”:指定复杂条件 ,限制查询结果集中要包括的记录;利用一些自定义的条件语句,可以解决很多数据问题,但在这一个案例中,我们不需要自定义条件语句,只是通过高级筛选下的一个选项“选择不重复的记录”

选项需要删除的活动单元格,然后找到“数据”选项卡,在“排序与筛选”下找到“高级”,单击它,然后就会看到以下窗口:

方式选择:如果选择第一个,结果就会显示在原来的活动单元格;如果选择第二个,下面的”复制到“选项就会变为可选,这里你就可以将结果选择复制新的地方;

“选择不重复的记录”前面的选项一定要打勾

选择相应的选项之后,点击确定,得出如下结果

备注:原理跟方法一的差不多一样,都是以对所有的列值进行查询,删除全部都是相同的数据;

对于情况二,其它也是一样的道理,我们只要让“姓名”一列不出现重复的值,就可以解决情况二所出现的问题,就是在选择活动单元格的时候,只选择“姓名”列值,然后再进行“删除重复项”或“高级筛选”;

方法三:利用“函数”再加筛选

Excel的函数是非常多的,但是提供的功能也是非常的丰富的,有时候,利用函数能解决很多操作问题,简单、高效、且快速;

以下将会用到两个函数,我们先来介绍一下它的用法:

“&”:连接符,格式为“单元格名称”&“单元格名称”,可以将两个单元格的值合并在一个单元格里

“CountIf”: 格式CountIf(range,criteria),

Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域,即(范围)。   

Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本,即(条件)。

1、返回包含值12的单元格数量     =COUNTIF(DATA,12)   

2、返回包含负值的单元格数量  =COUNTIF(DATA,"<0")   

3、返回不等于0的单元格数量   =COUNTIF(DATA,"<>0")

在本例中,首先利用“&”符将"A2,B2,C2,D2"的值合并到E2,得出E2的结果,然后利用填充,如下:

再利用CountIF计算E2-E11之间有没有相同的值,如果没有,返回的结果应该为1,如果有两个相同的值,则返回的结果为2,依次类推。如下,有一行返回的数值为2,表明有两条相同的记录,这里,我们再通过筛选对它进行删除即可










本文转自 Nico_Lv 51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/nearlv/1104881,如需转载请自行联系原作者
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