杂谈PPT文档撰写

杂谈PPT 文档撰写

说到 PPT ，其实更是一门学问；运用起来说简单也简单，说复杂也是很复杂。工作了很多年了，也先后在不少小型 IT 企业 、大型 IT 企业、跨国 IT 企业中呆过，每个公司的 ppt 的制作的细致程度、优劣， IT 发展水平甚至企业文化都可以在 ppt 中隐隐体现出来，当然不一定完全是正确的。

总体来说外企的 ppt 制作的更为精美、细致，排版布局甚至对 ppt 模板的要求都是规范化的，尤其是产品化的产品文档、产品手册、宣传材料看了令人印象深刻和折服；很难想象出来公司会投入多大的精力去做这些东东。

跨国 IT 企业通常会制定一下 ppt 的制作规范，例如 logo 的运用，色调的搭配、字体的大小，而且舍得投入精力来做这些看似不起眼的事情，比如一张看似简单的网络拓扑图竟然是若干图片的组合，线条的运用，颜色和层次的不同区别；这样的 ppt 姑且不论在技术和内容层面上如何，但是看到这些展示就已经令人印象叹为观止了；内容固然重要，但是形式和包装也是很重要的，我相信一个好的美工和一个系统架构师的作用同样重要。

我现在所在公司确实有不少产品和相当的产品线，内容与市面上的其他产品相差无几，科学的叫法成为产品同质化严重。对于一个普通人来说凭什么选择你而不选择他呢？首先抓住客户的在于对产品的视觉感观，第一时间产品对视觉的冲击，比如界面是否给人印象深刻，色调、布局是否妥当，图标是否丰富等等。很不幸现在的公司没有重视这一块内容，结果就变成了市场的低端产品。

形式之于内容，孰轻孰重？对于行内人士而言看重内容，对于普罗大众来说也许更看重形式吧，不施粉黛固然朴实无华，略施粉黛则彰显魅力，当然粉黛太浓也会适得其反。这个度还是需要的。

内容就像内功，而内功确实非常难练成的，往往需要 3 、 5 年才能小成，几十年才能有大成，对于 IT 企业来说尤其是小型 IT 企业， 1 、 2 年就意味着有生存问题了；不如投机取巧一下，投大众之所好，做一次俗人又何妨，何况形式本身也是一种锻炼内功的机会、。

形式则像外加功夫，如果勤学苦练的话，没准半年或者数月，就可以出去杂耍一下，像模像样的诈唬一下不懂功夫的人还是很有作用的；我们公司的网站 cnlist ，相信大部分股民也都知道这个网站，样貌平平，形同鸡肋，内容很全，像一堆资料的堆砌，看不出来重点，看了不知所云，不看呢又少了一份重要的资讯来源。我曾经提供建议，能否请个高级美工，把 cnlist 改版一下，把公司的产品重新美化一下，无奈人微言轻，没人推动，答曰公司重心不在于此。区区几个人月就能做好的事情，不一定非要来个惊天动地的颠覆吧。

话题越扯越远，变成内容和形式的关系了。 J

内容是重点，当然形式也不全是点缀； ppt 的撰写与个人性格也有很大关系，对于不善言辞的技术人员来说，我主张写的越多越好，尤其像我这样的人，胆子有比较小，看到一群观众的时候往往会不知所措，不妨把你要表达的东西写到 ppt 上，不至于无话可说；对于善于忽悠的售前、市场人员和资深的技术人员来说当然可以写的精炼一些， ppt 上只要表达重点即可， 1 、 2 、 3 写的简明扼要，很多售前、市场人员能对着一张 ppt 能滔滔不绝讲上半个小时，资深技术人员因为已经了然于胸，可以海阔天空任意发挥，对此我只能采取敬仰的态度了。

ppt 的页码取决于个人性格，也取决于客户的偏好，当然客户的偏好，我们也很难去把握，那就折中一下，一般 ppt 控制在 30 页左右，讲上 1 个小时 ~1.5 小时为宜，然后留上半个小时做疑难解答。

至于内容的顺序呢。通常的做法是

第一部分论述原有的情况和存在的问题，当然也不要把用户贬的一无是处。

第二部分论述新的做法能够解决哪些问题，短期、中期、长期的目标

第三部分主要是相信的功能性描述

第四部分主要是一些方法论的东西，尽管虚无缥缈，却是必不可少的环节，尤其是老外的东西，忽悠你没商量；在这方面我们与国际上还有相当大的差距。

第五部分是公司的介绍和相关的案例。

第六部分就是一般的寒暄了。

暂时写到这吧，以后有什么灵感会再慢慢补充起来。

 

 

ppt 撰写的经验分享

原文地址： http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/a5e1deed95eb16da

春节前的日子，没多少具体工作。下周的大部分时间，都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的，其中一块是分享ppt 撰写的经验。在ttnn 以前曾经感悟 http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/1010d0cac5defdd3 . 过这个问题，正好，借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt 的ppt ，中午，来将思路再明晰一下。

最近五年，ppt 写了不少，有长进。经常也看看别人的设计 ，比如slideshare 这里有不少很好的作品。有些理念，理解并实践了，有些还没形成习惯，对没有习惯的，不多说。比如关于ppt 的彩排，有人强调这个，但我一直都没养成习惯，所以，不说了。

以下基本按照预想的ppt 提纲来表述。

一、楔子
6Jw3Q8YJ4Q8?B6517 世界上有3 亿powerpoint 用户，每天有3 千万的ppt 产生，就在此刻，会有1 百万的ppt 正在进行。但，它们中的50% 都起不到效果，作无用功。

为什么呢？因为大部分ppt 都缺少中心思想，缺少叙述逻辑，缺少好的表现形式。在这份ppt 里面，将主要强调关于这些的ppt 设计思维，以及在这些思维之下的实战经验。

二、思维篇
$m,f+[I\+?5u6517 思维篇将主要讲述ppt 设计的一些思想准备。

1 、中心思想
;zlC:K9gPH5~6517 在撰写一份ppt 之前，人们常常在考虑什么呢？可能经常是，" 有什么现成的片子可以用？" 、" 要写多少页？" 、" 有什么模板吗？" 、" 哪里有什么好看的图片？" 、" 用什么字体？" 、" 主要用什么颜色？"... 其实，这些都不是最重要的问题。

先问一下为什么目的来撰写这份ppt ？可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动... 其实，这些都是要捕获听众的心，去说服他们。写这份ppt 就是为了达到目的，让老板看到下属丰富的工作，让客户的领导看到新的创意，面临的危机，得要让他们看了以后，觉得，哦，真是这么回事，得有所行动啊。行动是什么？给你嘉奖，上一个项目，指定一个营销策略，这就是他们的行动。如果一份ppt 给别人讲了、看了，他过了十五分钟就忘了，那肯定是一个失败的ppt 。

为达到目的，你准备说什么？

很多东西要说，或者感觉没什么可说的？这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋，" 说，告诉我一个理由不杀你，我数5 下。" 你怎么回答，你说，我上有老，下有小，这太老套。你求饶，绕我一命，以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答，如果你了解事由，知道他是没分清敌我，你可以说，" 其实我是卧底。"

当然，这不是现实情况，没有这么极端。但也因此，我们失去很多机会，表达自己想法的机会。人是懒惰的，动脑子的事情其实是很费精力的，宁愿按照某种套路行事，不见棺材不落泪。写ppt 也是一样，如果只是应付，ok ，拼凑一番可以交差。但，那是没有效果的，做无用功的行为。

所以这时候，不论是在开始ppt 之前，还是之后，都需要用一个标准来拷问——" 它是否表明了某个中心思想？" ，他是最重要的，是最能够说服听众的。

有没有那个点？有了，祝贺你，可以继续下去，开始编故事。没有？也很正常... 有一些办法。

可以用头脑风暴的方法。大家坐在一起，讨论究竟要说什么重点？唯一的中心思想是什么？这种方法还是比较有效的，集合多人的头脑，得出一个重点，还算是比较清晰的。或者，可以找个合适的地方，自己一个人呆着，思考思考，从头开始思考听众到底需要什么，换个角度来看待问题。这也许比头脑风暴有更好的效果。但就是孤独一些。

现在有中心思想了吗？还没有？继续想吧。不过，说要有中心思想，到并不是" 完全正确" 的中心思想，这可不容易，这里只是强调" 得有" 。可以先形成一个想法，去顺着这个想法编故事，然后发现想法不对，再重新修正想法。总之，中心思想就是能够用简短的语句，例如30 字左右的句子，将你要说的东西表达出来。

2 、编故事
u RaNS PY6517 假设你已经有了那个中心思想了吧。接下来要做的是编故事，要用一个故事剧本来演绎那个思想。就像电影一样。现在需要的是一个好的结构和素材。

结构，得符合逻辑。拿电影来做比喻，总也是平铺直叙、倒叙、穿插之类的结构，但总归是符合逻辑的。就是是科幻的，比如matrix 那样的片子，也得符合逻辑，再怪异的事情也得用逻辑来串连。就算" 无厘头" 式的电影，好像没有逻辑，但主线也是逻辑的，比如穷小子奋斗赢得美人归。而ppt 的主题结构，大致有问题- 解决路径- 结论，有问题- 结论- 原因分析，或者是标新立异的尝试。所以，在解决路径或者原因分析里面，逻辑得包含其中，如果你要说明" 明天有雨" 的观点，却用" 去年的销售业绩猛增" 来证明，这就有些无厘头了。除了有逻辑，逻辑还得简单，证明一个观点，你一下子抛出6 个原因，恐怕没人信了。其实恐怕只有一个关键原因是人们愿意相信的。

结构的组织要通过素材的选择，也许你手头上有不少素材，也许只有很少的素材。巧妇难为无米之炊。

这时候，也可以通过头脑风暴的方法来搜集素材。搜集了不少想法，然后，去掉跟中心思想无关的素材，这时候一定得舍得下手。然后将备选的素材联接起来。这种联接是层次的，反映中心思想的，有2-3 个观点，放映其中某个观点的，也是2-3 个原因...

一段精彩的故事，得是充满新鲜素材的，逻辑严谨的，这会让中心思想产生说服力。

3 、表现形式
-? fG5^Y})|)J8Q6517 要寻找一个中心思想，要编一段精彩的故事。

需要一种新的表现形式，需要重新审视我们目前的表现形式是否讨人喜欢，听众是否愿意接受。

" 一切都要尽可能简单，但也不要太简单！" 这是爱因斯坦说的，我到不明白他说这句话的实际含义。但我一直信奉" 简洁" 这个原则，ppt 是一种用于说服别人的工具，每个人只能接受简单的东西。所谓简单，就是指在交互这个层面，而不论内部是多么复杂。因此，翻译成简洁可能更加好听一下。

简洁，就为了让听众更快地接受你传达的信息，将要表达的观点，图形化思考，别讲页面做成提词机、数据表格之类的，将他们转换成图形，并突出表达观点的地方。简洁的原则，内涵包括：每页一个观点、很少的颜色、单一的字体、很少的文字、尝试用会意性图片。

将那些旧有习惯，先抛开，哪怕你后面还是用得着。比如受模板的限制，这是个很大的障碍，常常会被这些东西限制。比如默认的模板、字体、要求的每页讲多少分钟的限制，包括powerpoint 的技术限制，等等，这都是一种对表达中心思想的束缚，先抛开他们。

先拿起纸和笔，在上面图形化表达你的思路。

三、实战篇
2kv V5tu8g7O wVc6517 实战篇将主要讲述在写ppt 时候形式上面的一些技巧的注意方面。形式上的，其实可以分为功能性和美观性，其实很多形式上的东西是功能性，而非美观性，美观性是怎么看着漂亮，功能性是怎么样更容易让信息被听众接受。在下面的介绍里面，是更加强调功能性的。

主要从布局、用词、图形化表示、风格、字体、色彩六个角度来说事儿。风格、字体和色彩，其中包括了一些美观性经验，也有功能性的。其他方面主要是功能性的。

1 、布局ITPUB个人空间6aF-J2OV6h 
布局是指一个页面的大致印象。

少是需要的。不要让页面充满太多的元素，宁可将一些元素合成一个元素，再另起一页来详述它。要知道，你将详细的结构放在一页，但其实，这个信息很可能传递不到听众那里，不仅是浪费，而且是干扰。

整洁也是需要的，文字、图得组织的大块区域，一般不要让页面超过四大块，这样让内容清晰便于理解。而且，文字、框框不要犬牙交错，显得很不用心。

2 、用词ITPUB个人空间)m4@RG#Oh?9l X&Y 
用词方面，是指如何编写文字。

常见的初学者会从word 里面贴上一大段文字，这种做法不行。ppt 跟word 的目的不同。要对这些段落进行一些修改。不要长篇大论，对他们进行分段、分行、去掉连接性词语。比如" 我们认为.." 、" 在这种情况下..." 、" 根据上图..." 之类的。

将一段句子，分成可以一眼扫过去觉得清晰的几行，然后用颜色和字号来突出关键词语。比如" 价值提升了34%" ，要强调提升效果，就将34% ，标红、标粗，甚至可以放大字号。

3 、图形化表示
:r K9p;E,h xokd6517 图形化表示是将文字观点，用图形表示。

文字之间是有关联性的，比如因果、顺序、层次等等，用文字的项目符号，无法传达这种信息。要将文字要素提取出来，选用合适的图形组合来表达。在麦肯锡、埃森哲等咨询公司里面，多有这种模板。但其实，那也是一种限制。更重要的是理解文字要素背后的逻辑关系。然后去寻找图形，甚至是自己绘制图形，都不是费力的事情。比如要表明一种此消彼长的关系，可以用天平，简单用直线、三角形，就可以组成一个天平的样子。

 

 

感悟屁屁体

原文地址：

http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/1010d0cac5defdd3

大家都写过PPT 吧，它是一种非常不错的工具，用来简单地表达自己的观点。我最近几年写了不少，多写写还是有长进的，翻开以前的ppt ，跟现在的对比，能够看到不少差距。主要的差距就在于—— 你是否表达了什么。

以前，不知道要表达什么，一锅粥；现在，明显有表达的意识。

表达观点，是ppt 核心的东西。ppt 一般是用在商业环境里面的，很少是用来表达情绪的。所以，ppt 跟写诗、写散文不一样。表达观点，得有对象，说给什么人听，而散文和诗之类的，你可以写自己的感悟，甚至就是写给自己看都没关系。但ppt 很少如此，总得有听众，需要将你的核心观点传递给他们。

一点点细微的差别，是传递信息还是表达自我，要从中作出判断都不容易。不过可以说，对疏于表达观点的人来说，当他开始写ppt ，大多都是在表达自我—— 将自己心里想的东西一股脑儿倒出来，太多？没关系，一条一条列出来就可以。我以前写ppt 的时候，是这个习惯，现在想想，真是不好意思，如今看到很多ppt 也是这个毛病，其症状都是，不知道要说什么，不知道其中的逻辑是什么，不知道想突出的重点是什么。

以前，遇到写ppt 的事情，很简单，回去就动手，完了拿到客户那里一看，不对，不是这个意思。于是再修改。还好，那时候我脸皮比较厚，心中早就预着修改三次才得到终稿，也无所谓。不过后来发现，其实根本没有必要去做那些无用功，要在第一稿拿出一个思路清晰、逻辑严谨的版本就不需要浪费开始的脑力了。当然，大家也不要以为这样可以省去很多事情。当你的第一个版本质量高了以后，要求也就高了，事情可能更多，但这是另一回事儿，不在本文探讨范围之内。有了这个想法以后，我觉得提纲是非常之重要。其实从小语文老师就教导要写提纲，我一直觉得提纲都很好写，只需要一二三列出来就可以了。这样列提纲跟没列一样，除了一二三这种形式性的条款，还有更重要的事情，就是检验这个提纲：每一点之间的逻辑关系是否合理，整体上是否突出了重点表达的东西。有时候，写ppt 的人跟讲ppt 的人不是一个人，这时候更得把提纲拎出来检验。

前些日子我层提到收到过十二份营销案例评比ppt 的需求。在动手之前便要求讨论提纲。用头脑风暴的方式，得模拟场景，得站在听众的角度去理解，看能不能接受。由于好消息和坏消息的结合，那次，我们实际并不需要写那么多，但一个下午还是对每个提纲展开风暴，倒也有些收获，发现了不少点子，可以留作以后的弹药。

至于风格问题，是有个人偏好的。有的人喜欢简洁，有的人喜欢复杂。有的人对字体选择、颜色很敏感，有些人根本全是默认的。对于那些在ppt 上堆满了很多字的页面，总是有些让人头疼。刚才说写ppt 跟写诗不一样，其实在这里，竟然还有些相通。至少在形式上，要简短，不要一些垃圾词汇，比如" 而且" ，" 数据显示…" 之类的废话。更多地，还是要用图形化的语言来说明，毕竟ppt 不是word 。不过对于风格问题，我还是觉得不能强求。

曾经看过一篇讲述如何完成一份优秀的ppt 的片子，作者提出三个观点：ITPUB个人空间 U7E)U5K7^jD v 
1 、 抛弃旧的习惯；
xr*sG*DM6517 2 、 传递一个信息；
GkA6}D0i8n\{V6517 3 、 讲述一个故事；

我倒是认为他应当将第2 点放在第1 点更合理，" 一个信息" 是核心的东西，而旧的习惯，是一种阻碍你表达的东西，而故事，则是优化你表达的途径。后两者，都是风格问题。

不强求风格的原因，是因为这跟听众有关系。如果听众根本不能接受简洁的页面，会认为你没费心思，会让你感到有些不爽。当然，如果你有那个自信，你传递了清晰的观点有另当别论。如果听众不喜欢朴素的页面，也许他更喜欢色彩丰富的模样。或者，他对ppt 有不同的期望，他希望ppt 是可以用来看的，而不是用来听你讲的，所以，ppt 上最好是有很多文字，不用你去给他讲解。风格没有绝对的，只是你是否能够有自信贯穿自己的风格，你可以用大红大绿的配色，如果你认为这是你的风格，我觉得问题不大。

我个人偏向于简洁一点的风格，这样有很多好处。可以专注在内容方面，而尽量用一些基本的要素，比如带圆角的方框、箭头。用不同颜色、线条粗细不让页面过于呆板。而对于一些ppt 模板里面拷贝出来的图形元素，如多种图形组合起来，有光影效果的圆球之类的，还是慎用。因为要不你得用一套，以保持页面的一致性，要不你修改起来特麻烦，浪费时间。在此，我认为上面三点中，抛弃旧习惯对形成风格是有很大帮助的。确实，我们平常很多时候都在遵从模板化的东西，从别人那里借用。与其如此，到不如尝试一下，抛开那些条条框框，只是为了你要表达的观点。

 

本文转自baoqiangwang51CTO博客，原文链接：http://blog.51cto.com/baoqiangwang/312984 ，如需转载请自行联系原作者