杂谈PPT文档撰写

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技术小美 2017-11-30 17:31:00 浏览1034
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杂谈PPT 文档撰写
说到 PPT ,其实更是一门学问;运用起来说简单也简单,说复杂也是很复杂。工作了很多年了,也先后在不少小型 IT 企业 、大型 IT 企业、跨国 IT 企业中呆过,每个公司的 ppt 的制作的细致程度、优劣, IT 发展水平甚至企业文化都可以在 ppt 中隐隐体现出来,当然不一定完全是正确的。
总体来说外企的 ppt 制作的更为精美、细致,排版布局甚至对 ppt 模板的要求都是规范化的,尤其是产品化的产品文档、产品手册、宣传材料看了令人印象深刻和折服;很难想象出来公司会投入多大的精力去做这些东东。
跨国 IT 企业通常会制定一下 ppt 的制作规范,例如 logo 的运用,色调的搭配、字体的大小,而且舍得投入精力来做这些看似不起眼的事情,比如一张看似简单的网络拓扑图竟然是若干图片的组合,线条的运用,颜色和层次的不同区别;这样的 ppt 姑且不论在技术和内容层面上如何,但是看到这些展示就已经令人印象叹为观止了;内容固然重要,但是形式和包装也是很重要的,我相信一个好的美工和一个系统架构师的作用同样重要。
我现在所在公司确实有不少产品和相当的产品线,内容与市面上的其他产品相差无几,科学的叫法成为产品同质化严重。对于一个普通人来说凭什么选择你而不选择他呢?首先抓住客户的在于对产品的视觉感观,第一时间产品对视觉的冲击,比如界面是否给人印象深刻,色调、布局是否妥当,图标是否丰富等等。很不幸现在的公司没有重视这一块内容,结果就变成了市场的低端产品。
形式之于内容,孰轻孰重?对于行内人士而言看重内容,对于普罗大众来说也许更看重形式吧,不施粉黛固然朴实无华,略施粉黛则彰显魅力,当然粉黛太浓也会适得其反。这个度还是需要的。
内容就像内功,而内功确实非常难练成的,往往需要 3 、 5 年才能小成,几十年才能有大成,对于 IT 企业来说尤其是小型 IT 企业, 1 、 2 年就意味着有生存问题了;不如投机取巧一下,投大众之所好,做一次俗人又何妨,何况形式本身也是一种锻炼内功的机会、。
形式则像外加功夫,如果勤学苦练的话,没准半年或者数月,就可以出去杂耍一下,像模像样的诈唬一下不懂功夫的人还是很有作用的;我们公司的网站 cnlist ,相信大部分股民也都知道这个网站,样貌平平,形同鸡肋,内容很全,像一堆资料的堆砌,看不出来重点,看了不知所云,不看呢又少了一份重要的资讯来源。我曾经提供建议,能否请个高级美工,把 cnlist 改版一下,把公司的产品重新美化一下,无奈人微言轻,没人推动,答曰公司重心不在于此。区区几个人月就能做好的事情,不一定非要来个惊天动地的颠覆吧。
话题越扯越远,变成内容和形式的关系了。 J
内容是重点,当然形式也不全是点缀; ppt 的撰写与个人性格也有很大关系,对于不善言辞的技术人员来说,我主张写的越多越好,尤其像我这样的人,胆子有比较小,看到一群观众的时候往往会不知所措,不妨把你要表达的东西写到 ppt 上,不至于无话可说;对于善于忽悠的售前、市场人员和资深的技术人员来说当然可以写的精炼一些, ppt 上只要表达重点即可, 1 、 2 、 3 写的简明扼要,很多售前、市场人员能对着一张 ppt 能滔滔不绝讲上半个小时,资深技术人员因为已经了然于胸,可以海阔天空任意发挥,对此我只能采取敬仰的态度了。
ppt 的页码取决于个人性格,也取决于客户的偏好,当然客户的偏好,我们也很难去把握,那就折中一下,一般 ppt 控制在 30 页左右,讲上 1 个小时 ~1.5 小时为宜,然后留上半个小时做疑难解答。
至于内容的顺序呢。通常的做法是
第一部分论述原有的情况和存在的问题,当然也不要把用户贬的一无是处。
第二部分论述新的做法能够解决哪些问题,短期、中期、长期的目标
第三部分主要是相信的功能性描述
第四部分主要是一些方法论的东西,尽管虚无缥缈,却是必不可少的环节,尤其是老外的东西,忽悠你没商量;在这方面我们与国际上还有相当大的差距。
第五部分是公司的介绍和相关的案例。
第六部分就是一般的寒暄了。
暂时写到这吧,以后有什么灵感会再慢慢补充起来。
 
 
ppt 撰写的经验分享
原文地址:http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/a5e1deed95eb16da
春节前的日子,没多少具体工作。下周的大部分时间,都要进行项目组培训和交流。有一下午是我的,其中一块是分享ppt 撰写的经验。在ttnn 以前曾经感悟http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/1010d0cac5defdd3 . 过这个问题,正好,借此机会也是整理完善一下。今天一天都在撰写这份关于ppt 的ppt ,中午,来将思路再明晰一下。
最近五年,ppt 写了不少,有长进。经常也看看别人的设计 ,比如slideshare 这里有不少很好的作品。有些理念,理解并实践了,有些还没形成习惯,对没有习惯的,不多说。比如关于ppt 的彩排,有人强调这个,但我一直都没养成习惯,所以,不说了。
以下基本按照预想的ppt 提纲来表述。
一、楔子
6Jw3Q8YJ4Q8?B6517 世界上有3 亿powerpoint 用户,每天有3 千万的ppt 产生,就在此刻,会有1 百万的ppt 正在进行。但,它们中的50% 都起不到效果,作无用功。
为什么呢?因为大部分ppt 都缺少中心思想,缺少叙述逻辑,缺少好的表现形式。在这份ppt 里面,将主要强调关于这些的ppt 设计思维,以及在这些思维之下的实战经验。
二、思维篇
$m,f+[I\+?5u6517 思维篇将主要讲述ppt 设计的一些思想准备。
1 、中心思想
;zlC:K9gPH5~6517 在撰写一份ppt 之前,人们常常在考虑什么呢?可能经常是," 有什么现成的片子可以用?" 、" 要写多少页?" 、" 有什么模板吗?" 、" 哪里有什么好看的图片?" 、" 用什么字体?" 、" 主要用什么颜色?"... 其实,这些都不是最重要的问题。
先问一下为什么目的来撰写这份ppt ?可能是老板要求写一份材料、可能是客户明天就要汇报、可能是展示我们辛勤的工作成果、或者是建议听众应该采取某种行动... 其实,这些都是要捕获听众的心,去说服他们。写这份ppt 就是为了达到目的,让老板看到下属丰富的工作,让客户的领导看到新的创意,面临的危机,得要让他们看了以后,觉得,哦,真是这么回事,得有所行动啊。行动是什么?给你嘉奖,上一个项目,指定一个营销策略,这就是他们的行动。如果一份ppt 给别人讲了、看了,他过了十五分钟就忘了,那肯定是一个失败的ppt 。
为达到目的,你准备说什么?
很多东西要说,或者感觉没什么可说的?这都是一开始面临的常见情形。假设一个场景。别人拿着手枪指着你的脑袋," 说,告诉我一个理由不杀你,我数5 下。" 你怎么回答,你说,我上有老,下有小,这太老套。你求饶,绕我一命,以后不敢了。你得有个能够让杀手满意的回答,如果你了解事由,知道他是没分清敌我,你可以说," 其实我是卧底。"
当然,这不是现实情况,没有这么极端。但也因此,我们失去很多机会,表达自己想法的机会。人是懒惰的,动脑子的事情其实是很费精力的,宁愿按照某种套路行事,不见棺材不落泪。写ppt 也是一样,如果只是应付,ok ,拼凑一番可以交差。但,那是没有效果的,做无用功的行为。
所以这时候,不论是在开始ppt 之前,还是之后,都需要用一个标准来拷问——" 它是否表明了某个中心思想?" ,他是最重要的,是最能够说服听众的。
有没有那个点?有了,祝贺你,可以继续下去,开始编故事。没有?也很正常... 有一些办法。
可以用头脑风暴的方法。大家坐在一起,讨论究竟要说什么重点?唯一的中心思想是什么?这种方法还是比较有效的,集合多人的头脑,得出一个重点,还算是比较清晰的。或者,可以找个合适的地方,自己一个人呆着,思考思考,从头开始思考听众到底需要什么,换个角度来看待问题。这也许比头脑风暴有更好的效果。但就是孤独一些。
现在有中心思想了吗?还没有?继续想吧。不过,说要有中心思想,到并不是" 完全正确" 的中心思想,这可不容易,这里只是强调" 得有" 。可以先形成一个想法,去顺着这个想法编故事,然后发现想法不对,再重新修正想法。总之,中心思想就是能够用简短的语句,例如30 字左右的句子,将你要说的东西表达出来。
2 、编故事
u RaNS PY6517 假设你已经有了那个中心思想了吧。接下来要做的是编故事,要用一个故事剧本来演绎那个思想。就像电影一样。现在需要的是一个好的结构和素材。
结构,得符合逻辑。拿电影来做比喻,总也是平铺直叙、倒叙、穿插之类的结构,但总归是符合逻辑的。就是是科幻的,比如matrix 那样的片子,也得符合逻辑,再怪异的事情也得用逻辑来串连。就算" 无厘头" 式的电影,好像没有逻辑,但主线也是逻辑的,比如穷小子奋斗赢得美人归。而ppt 的主题结构,大致有问题- 解决路径- 结论,有问题- 结论- 原因分析,或者是标新立异的尝试。所以,在解决路径或者原因分析里面,逻辑得包含其中,如果你要说明" 明天有雨" 的观点,却用" 去年的销售业绩猛增" 来证明,这就有些无厘头了。除了有逻辑,逻辑还得简单,证明一个观点,你一下子抛出6 个原因,恐怕没人信了。其实恐怕只有一个关键原因是人们愿意相信的。
结构的组织要通过素材的选择,也许你手头上有不少素材,也许只有很少的素材。巧妇难为无米之炊。
这时候,也可以通过头脑风暴的方法来搜集素材。搜集了不少想法,然后,去掉跟中心思想无关的素材,这时候一定得舍得下手。然后将备选的素材联接起来。这种联接是层次的,反映中心思想的,有2-3 个观点,放映其中某个观点的,也是2-3 个原因...
一段精彩的故事,得是充满新鲜素材的,逻辑严谨的,这会让中心思想产生说服力。
3 、表现形式
-? fG5^Y})|)J8Q6517 要寻找一个中心思想,要编一段精彩的故事。
需要一种新的表现形式,需要重新审视我们目前的表现形式是否讨人喜欢,听众是否愿意接受。
" 一切都要尽可能简单,但也不要太简单!" 这是爱因斯坦说的,我到不明白他说这句话的实际含义。但我一直信奉" 简洁" 这个原则,ppt 是一种用于说服别人的工具,每个人只能接受简单的东西。所谓简单,就是指在交互这个层面,而不论内部是多么复杂。因此,翻译成简洁可能更加好听一下。
简洁,就为了让听众更快地接受你传达的信息,将要表达的观点,图形化思考,别讲页面做成提词机、数据表格之类的,将他们转换成图形,并突出表达观点的地方。简洁的原则,内涵包括:每页一个观点、很少的颜色、单一的字体、很少的文字、尝试用会意性图片。
将那些旧有习惯,先抛开,哪怕你后面还是用得着。比如受模板的限制,这是个很大的障碍,常常会被这些东西限制。比如默认的模板、字体、要求的每页讲多少分钟的限制,包括powerpoint 的技术限制,等等,这都是一种对表达中心思想的束缚,先抛开他们。
先拿起纸和笔,在上面图形化表达你的思路。
三、实战篇
2kv V5tu8g7O wVc6517 实战篇将主要讲述在写ppt 时候形式上面的一些技巧的注意方面。形式上的,其实可以分为功能性和美观性,其实很多形式上的东西是功能性,而非美观性,美观性是怎么看着漂亮,功能性是怎么样更容易让信息被听众接受。在下面的介绍里面,是更加强调功能性的。
主要从布局、用词、图形化表示、风格、字体、色彩六个角度来说事儿。风格、字体和色彩,其中包括了一些美观性经验,也有功能性的。其他方面主要是功能性的。
1 、布局ITPUB个人空间6aF-J2OV6h 
布局是指一个页面的大致印象。
少是需要的。不要让页面充满太多的元素,宁可将一些元素合成一个元素,再另起一页来详述它。要知道,你将详细的结构放在一页,但其实,这个信息很可能传递不到听众那里,不仅是浪费,而且是干扰。
整洁也是需要的,文字、图得组织的大块区域,一般不要让页面超过四大块,这样让内容清晰便于理解。而且,文字、框框不要犬牙交错,显得很不用心。
2 、用词ITPUB个人空间)m4@RG#Oh?9l X&Y 
用词方面,是指如何编写文字。
常见的初学者会从word 里面贴上一大段文字,这种做法不行。ppt 跟word 的目的不同。要对这些段落进行一些修改。不要长篇大论,对他们进行分段、分行、去掉连接性词语。比如" 我们认为.." 、" 在这种情况下..." 、" 根据上图..." 之类的。
将一段句子,分成可以一眼扫过去觉得清晰的几行,然后用颜色和字号来突出关键词语。比如" 价值提升了34%" ,要强调提升效果,就将34% ,标红、标粗,甚至可以放大字号。
3 、图形化表示
:r K9p;E,h xokd6517 图形化表示是将文字观点,用图形表示。
文字之间是有关联性的,比如因果、顺序、层次等等,用文字的项目符号,无法传达这种信息。要将文字要素提取出来,选用合适的图形组合来表达。在麦肯锡、埃森哲等咨询公司里面,多有这种模板。但其实,那也是一种限制。更重要的是理解文字要素背后的逻辑关系。然后去寻找图形,甚至是自己绘制图形,都不是费力的事情。比如要表明一种此消彼长的关系,可以用天平,简单用直线、三角形,就可以组成一个天平的样子。
 
 
感悟屁屁体
原文地址:
http://groups.google.com/group/ttnn/browse_thread/thread/1010d0cac5defdd3
大家都写过PPT 吧,它是一种非常不错的工具,用来简单地表达自己的观点。我最近几年写了不少,多写写还是有长进的,翻开以前的ppt ,跟现在的对比,能够看到不少差距。主要的差距就在于—— 你是否表达了什么。
以前,不知道要表达什么,一锅粥;现在,明显有表达的意识。
表达观点,是ppt 核心的东西。ppt 一般是用在商业环境里面的,很少是用来表达情绪的。所以,ppt 跟写诗、写散文不一样。表达观点,得有对象,说给什么人听,而散文和诗之类的,你可以写自己的感悟,甚至就是写给自己看都没关系。但ppt 很少如此,总得有听众,需要将你的核心观点传递给他们。
一点点细微的差别,是传递信息还是表达自我,要从中作出判断都不容易。不过可以说,对疏于表达观点的人来说,当他开始写ppt ,大多都是在表达自我—— 将自己心里想的东西一股脑儿倒出来,太多?没关系,一条一条列出来就可以。我以前写ppt 的时候,是这个习惯,现在想想,真是不好意思,如今看到很多ppt 也是这个毛病,其症状都是,不知道要说什么,不知道其中的逻辑是什么,不知道想突出的重点是什么。
以前,遇到写ppt 的事情,很简单,回去就动手,完了拿到客户那里一看,不对,不是这个意思。于是再修改。还好,那时候我脸皮比较厚,心中早就预着修改三次才得到终稿,也无所谓。不过后来发现,其实根本没有必要去做那些无用功,要在第一稿拿出一个思路清晰、逻辑严谨的版本就不需要浪费开始的脑力了。当然,大家也不要以为这样可以省去很多事情。当你的第一个版本质量高了以后,要求也就高了,事情可能更多,但这是另一回事儿,不在本文探讨范围之内。有了这个想法以后,我觉得提纲是非常之重要。其实从小语文老师就教导要写提纲,我一直觉得提纲都很好写,只需要一二三列出来就可以了。这样列提纲跟没列一样,除了一二三这种形式性的条款,还有更重要的事情,就是检验这个提纲:每一点之间的逻辑关系是否合理,整体上是否突出了重点表达的东西。有时候,写ppt 的人跟讲ppt 的人不是一个人,这时候更得把提纲拎出来检验。
前些日子我层提到收到过十二份营销案例评比ppt 的需求。在动手之前便要求讨论提纲。用头脑风暴的方式,得模拟场景,得站在听众的角度去理解,看能不能接受。由于好消息和坏消息的结合,那次,我们实际并不需要写那么多,但一个下午还是对每个提纲展开风暴,倒也有些收获,发现了不少点子,可以留作以后的弹药。
至于风格问题,是有个人偏好的。有的人喜欢简洁,有的人喜欢复杂。有的人对字体选择、颜色很敏感,有些人根本全是默认的。对于那些在ppt 上堆满了很多字的页面,总是有些让人头疼。刚才说写ppt 跟写诗不一样,其实在这里,竟然还有些相通。至少在形式上,要简短,不要一些垃圾词汇,比如" 而且" ," 数据显示…" 之类的废话。更多地,还是要用图形化的语言来说明,毕竟ppt 不是word 。不过对于风格问题,我还是觉得不能强求。
曾经看过一篇讲述如何完成一份优秀的ppt 的片子,作者提出三个观点:ITPUB个人空间 U7E)U5K7^jD v 
1 、 抛弃旧的习惯;
xr*sG*DM6517 2 、 传递一个信息;
GkA6}D0i8n\{V6517 3 、 讲述一个故事;
我倒是认为他应当将第2 点放在第1 点更合理," 一个信息" 是核心的东西,而旧的习惯,是一种阻碍你表达的东西,而故事,则是优化你表达的途径。后两者,都是风格问题。
不强求风格的原因,是因为这跟听众有关系。如果听众根本不能接受简洁的页面,会认为你没费心思,会让你感到有些不爽。当然,如果你有那个自信,你传递了清晰的观点有另当别论。如果听众不喜欢朴素的页面,也许他更喜欢色彩丰富的模样。或者,他对ppt 有不同的期望,他希望ppt 是可以用来看的,而不是用来听你讲的,所以,ppt 上最好是有很多文字,不用你去给他讲解。风格没有绝对的,只是你是否能够有自信贯穿自己的风格,你可以用大红大绿的配色,如果你认为这是你的风格,我觉得问题不大。
我个人偏向于简洁一点的风格,这样有很多好处。可以专注在内容方面,而尽量用一些基本的要素,比如带圆角的方框、箭头。用不同颜色、线条粗细不让页面过于呆板。而对于一些ppt 模板里面拷贝出来的图形元素,如多种图形组合起来,有光影效果的圆球之类的,还是慎用。因为要不你得用一套,以保持页面的一致性,要不你修改起来特麻烦,浪费时间。在此,我认为上面三点中,抛弃旧习惯对形成风格是有很大帮助的。确实,我们平常很多时候都在遵从模板化的东西,从别人那里借用。与其如此,到不如尝试一下,抛开那些条条框框,只是为了你要表达的观点。
 





本文转自baoqiangwang51CTO博客,原文链接:http://blog.51cto.com/baoqiangwang/312984,如需转载请自行联系原作者

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