GTD实践2周年后一些体会

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GTD实践2周年后一些体会

技术小哥哥 2017-11-24 12:46:00 浏览721
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从2011年7月1日算起,实践GTD已经有2年多了,在GTD一周年时写了《用iPhone打造GTD实践1周年的心得体会》这篇文章,随着实践的深入,如今又有了一些新的认识,2013年初制定的计划要进行一次GTD交流,就先报名参加了一次"易GTD"活动,但非常失望,这个活动几乎一字未提五个流程和六个高度,永锡老师在北京办的幸福行动家活动,由于其它事务只在最后一个下午旁观了一眼,看来这个GTD交流的计划不能真正实现。但正好进行密集英语培训,就试着用英语把GTD给一起参加培训的同学们简单地介绍了一下,可能也算是一次交流吧。演讲的PPT放在这里了:http://wenku.baidu.com/view/02609325336c1eb91a375d7f.html

此次整理的2周年GTD实践中的体会主要关于2万英尺的职责范围的一些理解。在GTD的视角中有6个层面Level(参见《搞定3》),最底层是跑道Runway,对应着行动Action;再上一层是1万英尺高度,对应着大大小小的项目Project;再上一层是2万英尺高度,对应着个人的关注层面(或称为职责范围);最高一层是5万英尺,对应于人生在世的宗旨和原则。

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按照一个人在社会中承担的不同角色以及自身的追求,人会有工作、家庭、娱乐、朋友、爱好、金钱、健康等各方面的重点内容,这也就是2万英尺对应的范围。这个2万英尺的高度比较接近跑道runway和项目project,不时地对2万英尺的内容进行总结和思考后,便于抓住重点,便于进行每周回顾,便于使工作和生活条理化,从而能够提炼出更高的目标和原则。

一、项目文件夹Project Folder

在OmniFocus中有Folder的概念,使用这个Folder很好地与GTD理念中2万英尺高度的思想统一起来,我在2013年的项目文件夹是这样的:

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1)Misc杂事:这个是OmniFocus安装后自带的,可以随便修改名字,是一种Single Action,把一些互不相关、不需要回顾、也无法归到其它细类中的杂七杂八的东西统统放在这里。

2)Visiting Scholar:这是今年5月突然冒出来的2013年度重要事情,单独放一个文件夹来管理

3)Read Books读书:这个可以归属于自我管理,但读书已经想成习惯了,单独放一个文件夹方便

4)Myself个人修炼:读书、提高时间管理水平、提高英语水平、学习新编程语言等等,放在这里。

5)AI Games:这是一个个人关注的人工智能机器博弈方面的事情

6)Financial金钱:有些项目可能会带来额外的收入,放在这里管理,个人投资、理财的项目也放在这里。

7)Dept Leader室副主任:在工作中要承担一些管理角色,与项目负责人的职责不一样,这里的职责主要是培训管理、班组管理和室里的一些杂事。

8)Health健康:身体是革命的本钱,必须要保持每天的锻炼,不然无法保证正常的编程工作、生活、挣钱、游玩等等,随着年龄的增大,对于健康也越来越重视,当前主要的运动是跑步。

9)Family家庭(父亲/丈夫/亲人):作为一个儿子、一个孩子的父亲、一个丈夫也有许多的职责,要孝敬老人、要教育孩子、要合理安排生活、处理家庭琐事,这里面事项不太多,我统一放在一起管理。

10)Friends:与重要的朋友经常保持联系,这些事情放在这里。听说要找到一生中可以随时探讨交流的7个朋友,现在感觉已经有2个了,其他的还不能确定。

11)Hobby业余爱好:一些业余爱好,比如打桥牌、下象棋等等,单独管理起来。

12)iOS Programmer高级程序员:2013年此内容暂停。

用上面的办法后,可以把这些职责按照优先级的顺序排列起来,当然有些职责并不一定非要严格地分出个1、2、3来,只要感觉前5项更重要就行了,把相对重要或事情较多的放在前面会很方便管理和每周回顾。

 

二、电脑资料的分类管理

在GTD中进行项目分解和每周回顾时需要经常参考归档系统,对所有资料的归类也是一门学问。我的纸质材料不太多,如果不需要保留原件的,我扫描(办公桌上备有一个高拍仪)或拍照(用iPhone的扫描仪软件)后存放。在项目活动频繁时,纸质材料备在身边,当项目告一段落时,全部电子归档。

我的电子文档是用3个主要文件夹来存放的:

1)shenlb里是我的所有关键资料的主文件夹,每周同步一次。

2)shenlbArchive是备份一些很旧的项目而用的,这样就可以控制shenlb文件夹的大小,这里面的项目可能与最近的职责范围关系不大,平常查阅的机会不太多。

3)photo.video是生活的照片和视频,由于这类文件很多很大,单独一个文件夹存放。

 

shenlb里的文件夹,主要按自己的责任范围来划分:

1)Inbox,这个体现GTD中的收集箱功能。把QQ接收的文件、浏览器下载的文件都设置到这个目录中,在桌面上设置一个快捷方式指向这个目录,这样有空就可以清空Inbox了。

2)Projects,这里是未完成最近一直要跟踪的项目,里面用不同的子文件夹来管理不同的项目。

3)与自己的长期目标最相关的最重要的项目单独建立一个文件夹,而没有放在Projects里面。

4)Personal是私人相关的材料,一些证书、身份证扫描件等等。

5)External是外部公司来交流时的宣传材料等,经常会归档到shenlbArchive中。

6)backup文件夹,Evernote、omnifocus、博客等内容备份到这里。

7)Friends朋友:这里的文件不多。

8)Family家庭:家庭有关的资料放在这里。

9)Hobby兴趣爱好也都有相应的文件夹。

10)还有一个doc,这个有点另类,里面按年度和日期再分类,把有些很难归类的放在这里。感觉这个文件夹应该对应于GTD中的杂类,有些内容可能不需要在职责范围内持续关注,但这类信息还需要归档,就这样存放了,大脑对这类资料发生的大概时间有点印象,按时间分类比较合适。

我用robocopy命令行来同步备份,这个命令内置在Windows7中,下面一行命令就可以同步备份桌面电脑上的文件夹到活动硬盘中:

robocopy  d:\shenlb G:\shenlb /MIR

命名规范也不太严格,文件名起得长一些,加上日期和一些主要的关键字,如果是别人写的就加上他的名字,重要的文档加上v1、v2这样的版本号。桌面电脑里装everything工具软件,输入文件名中的关键字就非常容易地快速地找到。

 

三、邮箱与职责范围的对应

由于众所周知的原因,gmail时常连接不上,无奈全面将我的常用邮箱切换成qq邮箱,除了没有快捷键功能外,干净的inbox、对话式邮件跟踪、联系人查找、全文邮件检索等功能都做得不错,更喜欢的是还是它简洁的界面,没有任何漂浮的广告。

qq-inbox

qq邮箱有一个自定义文件夹的功能,可以把重要的文件移到指定的文件夹内,正好可以与职责范围对应起来,其它不需要过多关注的内容直接放入杂事文件夹中。日常看到的是一个清空的inbox,如果真需要某个邮件时,用全文检索就可以快速找到了。

qq-mail-folder

 

四、浏览器与职责范围的对应

浏览器我使用chrome,由于它具有收藏夹的同步功能,你在任何机器上设置的收藏网址都可以同步到其它机器或手机上的chrome上,把收藏夹如果按职责范围来归类,把常用的链接直接放在工具栏上,也可以更有效率。

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五、Evernote与职责范围的对应

我用Evernote来记录时间日志,每天一个Note,只是简短的几句记录重要的事项,这样可以清楚地知道自己的时间主要用于什么地方。另外就是用Evernote记录一些零散的信息,我用的是免费的Evernote账号,比较占空间的图片等内容就很少放在这里管理了。

另外Macbook不在身边,并且输入内容较多,我还用发邮件的方法实现收集

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六、关于捕捉

现在主要用iPhone上的OmniFocus收集信息,桌面电脑上用Inbox文件夹来收集,办公室用实体的收藏盒子做为收集工具,其它收集工具还有iPhone中的照片、录音机、金山快盘和Macbook笔记本上的临时内容,这些辅助收集工具用得较少,为了防止遗漏,写在了每周回顾的checklist中。

IMG_1154 image image

iPhone上的随时待命的OmniFocus,漂亮的Inbox图标,办公桌面上的A4大小的盒子

七、关于GTD风格的桌面

为了让做事的风格也GTD思路浑然一体,尝试把办公室整理了一番,实现了第一版本的GTD桌面。

八、关于克服拖延的坏毛病

看了《拖延心理学》,再结合GTD的一些思路,分析了GTDer为什么会不再拖延

九、关于回顾

从2011年10月开始写每周总结,一开始写得比较细,后来发现应该把个人关注的内容多写一些,其它事情可以不记,因为已经在时间日志中有记录了。

月度回顾时,我对照着职责范围和年度目标逐项核查,可以清楚地看到年初设定的目标的执行情况,如果工作和生活发生了重大变化,就更需要这个阶段的回顾,把目标和计划都要进行一番调整。

在2013年4月初要进行为期近5个月的密集式英语培训,一开始还想着把以前的程序继续写下去,在尝试了几个早晨的编码后,发现精力不济,此时专门找了一个咖啡店进行回顾和思考,把一些有冲突的职责范围中的目标和计划(主要是一些需要大量精力的计划,有些工作也交给同事去打点了)暂停,这样保证英语培训的效果。等培训结束后,再进行一次回顾,重新调整回工作状态。

为了使每周回顾更有效率,制作了回顾检查表,放在Evernote中在回顾时对照着执行。

回顾时要注意:确保是回顾,而不是做事,如果事情超过2分钟,就记下来,而不是完成它。

1. 看evernote中上周的主要内容,总结上周工作(对重要事项统计一下花费的时间),汇总到《每月个人工作总结.doc》文档中,大约30分钟。

2. 清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机。

3. 清空U盘、工作记录本。

4. 整理金山快盘(一些电子书和备份文件就不用删了)。

5. 清空办公室电脑上的Inbox。

6. 打开MacBook,同步OmniFocus。

7. 把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空。

8. 看看未来1周的日程表,看看是否有需要提前准备的,或者需要提前处理,或者还不能转化为行动。

9. 看看等待清单,是不是已经完成了,或者需要催一下等待的人员?

10. 回顾OmniFocus中的每一个项目(再如何细化?)

      * 已完成的勾去。

      * 有些标题并不是action?

      * 各个action之间的顺序?

      * 上下文是否合适?

      * 需要调整周期?

11. 回顾职责范围内的创意部分。

12. 触发清单到底是什么?还不太理解。

十、关于每日例程Routine

以前对这个事情没有在意,后来发现制定一个比较规律性的每日例程,可以保证高效地GTD运转。

在平常工作阶段时的日程大概是:5:30起床准备早餐,6:45阅读,7:30背单词,8:00工作,11:30午餐及午休,14:00工作,18:00晚餐,19:30锻炼,20:00阅读或家庭生活,22:30睡觉。周末有家务、购物等事宜。

在英语培训阶段时应该用一周时间快速找到高效的每日例程,我经过一个阶段的尝试,感觉比较高效的每日例程是:6:00跑步或阅读,6:30背单词,7:20早餐,7:50英语听写VOA,8:30-11:30上课,午餐,12:20浏览新闻、午休,14:00-17:00上课,晚餐,看看新闻,19:00-21:30复习或GTD中其它事务,21:30跑步或朗读或其它不费脑力的事宜,23:00睡觉。

周末两天一定要留出一天别看英语(除了少量单词和听写外),留出每周回顾的时间,由于培训阶段的事情比较单调,可以调整为每2~3周回顾一次即可。


本文转自申龙斌的程序人生博客园博文,原文链接:http://www.cnblogs.com/speeding/p/3265727.html,如需转载请自行联系原作者

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