OA办公系统如何实现费控管理?

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OA办公系统如何实现费控管理?

寒凝雪 2017-07-03 14:03:00 浏览1450
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随着OA办公系统的快速发展,OA早已经超出“无纸化办公“的范畴,OA平台正在承载更多的功能与服务,如企业的费控管理。

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由于企业在费用管理方面存在许多乱象,例如预算管理制度执行落地困难、流于形式,预算的执行结果跟编制的预算相去甚远;组织结构及人员的分散,造成预算支出业务各项申请、审批时间长效率低;预算支出信息难以有效归结及关联、领导无法了解企业及部门的管理预算的执行情况,容易出现申请随意、审批随意,超支严重,始终找不到控制的方法;预算执行过程容易出现黑洞现象,无法及时掌控公司费用的资金流向;预算分析滞后,很难实现实时的预算执行分析结果,费用科目多,预算编制、调整业务缺乏数据支撑,合理性难以保证等等,于是越来越多的企业已经认识到OA办公系统中费控管理的重要性。

那么企业该如何实现科学、严谨、高效的费控管理?以保证企业能够有效的按照事前的费用预算控制实际的费用支出,避免不必要、虚假的费用支出,有利于降低企业经营成本。以华天动力OA系统中的费控管理为例,解析OA系统中的几种费用管理模式。

企业除了经营性成本,管理费用是最主要的成本支出,费控管理是财务管理的核心之一。在华天动力OA系统中费控管理主要包括两大部分,分别是项目费用与日常费用。项目费用主要涉及到项目成本、费用报销与统计报表,日常费用则包含费用报销、预算管理、统计报表以及数据整合。通过科学有效的信息化管理方法规范落地企业费控管理,可以更好进行费控分析和预算控制,评估企业、产品及客户的盈利能力。

一. 项目费用管理(根据实际应用案例说明)

1. 项目成本

几乎每个公司都需要项目费用。首先项目确立之后,则需要针对项目的各个环节进行成本的管控。项目成本:即对设计、采购、管理等发生的所有费用进行跟踪,执行有关的成本开支范围、费用开支标准、工程预算定额等,制定合理的项目成本,严格、准确地控制和核算施工过程中发生的各项成本,降低成本,提高经济效益。

案例:吉广控股有限公司(大型4A广告公司)

项目单审批通过之后,需建立项目的成本立项单,在成本立项单中,首先,选择相应的项目,然后,录入所需立项事宜,如需采买事项、金额、合作供应商、计划成本等信息。核算整个项目的毛利率,以及各个分项目的相应的毛利率。填写成本立项单时,对某些字段的可写性做控制,对导入数据正确性进行校验,对某些字段的必填项进行校验。成本立项单审批通过后,更新成本立项信息中间表中数据,便于在之后的借款单中调用。成本立项单审批通过后,更新相应项目单中累计项目立项金额、累计成本金额以及累计的项目报价金额,便于此项目,之后再次成本立项时调用其中数据使用。

选择项目单页面:选择相应的项目之后,把数据回带到成本立项中。

2.项目费用报销

成本之后即有报销。华天动力OA系统中的项目费用报销单和项目成本立项进行数据上的关联,并且费用报销单审批通过后,还需要把打分和评价相关信息更新到供应商项目合作历史的信息中,以便之后进行查看供应商的服务质量。

案例:吉广控股有限公司

相关人员定期填写费用报销单,对项目中所发生费用进行报销。

首先,选择对应的项目成本立项单,把项目成本立项单中的相应数据回填到报销单中。

其次,再选择成本立项相应的明细,把明细数据也回填到报销单中。

最后,把做报销单时将对某些字段的必填进行校验,将对供应商是否为准入供应商进行校验。针对每一个供应商进行打分和评价。供应商费用报销单审批完成后自动生成供应商此次项目的合作历史,并且自动更新供应商分数。如图所示:

选择项目成本立项单:选择相应的项目成本立项单之后,把数据回带到项目费用报销单中。

选择成本立项相应的明细,把明细数据也回填到报销单中。

3.项目统计报表

吉广控股有限公司项目单报表,如图所示:

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二. 日常费用管理(根据实际应用案例说明)

1. 日常费用报销

在日常费用报销中,报销单与各种单据存在关联。如报销单申请时选择借款单等其他审批单并可以在审批过程中进行查看,差旅报销单与借款单的关联等。

案例:车讯网费用管理(互联网媒体)

车讯网-支出(费用报销)凭单,可在填写时选择关联相关合同或借款单据。

2. 日常费用预算管理

在预算管理中,预算管理包括营业预算、资本预算、财务预算、筹资预算,各项预算的有机组合构成企业总预算。预算管理可优化企业的资源配置,全方位地调动企业各个层面员工的积极性,是会计将企业内部的管理灵活运用于预算管理的全过程,是促使企业效益最大化的坚实的基础。预算是行为计划的量化,这种量化有助于管理者协调、贯彻计划,是一种重要的管理工具。

案例一:广州崇高玩具厂(制造型企业)

预算管理针对每个部门以及该部门所涉及到的科目进行预算的维护。预算分为:年度预算,半年预算,季度预算,月份预算四个部分。部门填写预算的相应信息后,进行提交申请,审批通过后,再预算查看就可以查询到相应的数据。

在OA系统中通过提交相应的报销单进行对预算的扣减。报销单中选择报销单日期和相应的报销科目,而且选择的报销科目就是预算中维护的科目。表单上做校验是否超出本月的预算,进行提示超出预算多少钱。然后进行相关数据的填写并提交报销申请单。

报销申请单提交之后,预算管理中对相应的科目数据进行处理。季度预算和月份预算在该科目审批中金额会进行累计。

当报销申请单审批通过之后,那么在预算管理中,科目对应的审批中金额扣除,并且把已发生费用进行累加。预算与余额也进行相应的扣减。

案例二:北京美通云动(科技型企业)

申请费用报销单时,先选择是否有立项项目,并且可以查看项目的明细信息。

然后根据项目立项,选择该项目是否有本部门的预算,并且可以查看部门的预算详情。

最后再根据有无借支单来进行扣减, 如果之前有借支单,那么费用【报销金额】减去【借支金额】剩余金额就是要扣减本部门预算的金额。并且在审批中,给相应的人员进行查看,预算金额、结余金额和本月结余金额。并且也可以查看立项的明细和部门的预算明细。

3.统计报表

统计报表如图所示:

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4.数据整合

华天动力OA系统日常费用管理中的数据整合可以与U8 ERP系统,金蝶财务系统等进行相关的数据整合;将OA系统中填报申请并最后审批通过的财务相关的费用报销单、差旅费报销单等相关数据按需求对应写到U8 ERP系统或者金蝶系统中相应的财务模块的记账凭证中去,将OA系统的审批功能和U8 ERP系统(金蝶系统)财务业务数据管理功能充分有效的进行了结合,可以很大程度的提高财务数据管理方面的工作效率。

案例:北京和信瑞通电力技术股份有限公司

北京和信瑞通电力技术股份有限公司将OA系统中费用报销单中的流水号、制单日期、审核日期、附件张数、摘要、会计科目、借方金额、贷方金额、数量(借方/贷方)、单价、个人(报销人)、部门,这些字段写入U8系统中的记账凭证中去;在U8系统中可对领导审批通过的相关费用报销数据进行管理。费用报销单中对应填写相应的数据,其中流水号对应U8系统中的字号,以及明细表中的摘要信息、会计科目、借方金额也对应U8系统中的相应字段。当费用报销单审批通过之后,将其对应信息通过触发程序把数据传输到U8系统的记账凭证表中,生成相应的数据信息。

OA系统中费用报销单界面:

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当客户打开U8系统之后,点击相应的数据就能查看通过OA系统生成的记账凭证,达到了避免重复录入数据的作用,节省了相应的工作量。实现了OA系统和U8系统的对接功能。

U8系统中的财务模块的记账凭证界面:

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费用管理是以企业运营管理预算控制为核心的成本管理核心方式,华天动力基于PDCA循环管理法,将企业费控管理体系、费用科目标准、费控流程标准运用信息化技术进行落地,从前端规划明确、过程执行控制、后期统计分析三个维度出发,建立标准化的费用预算编制、费用支付申请、费用支付审批、费用预算执行、费用支出、财务结转等全生命周期的费用管理循环生态,规范企业的费用合理性支出。其中事前明确包括明确费用科目标准、明确规划预算金额以及明确预算执行单位。事中控制包括费用申请的标准关联、费用超支的自动预警控制以及预算及申请金额的数据关联。事后分析包括费用产生的结构分析、预算及执行结果对比分析以及预算执行情况汇总。

华天动力OA认为通过规范科目范围、执行标准;预算编制目标准确、易于执行和可控;费用执行数据链畅通、费用发生有据可依;数据统计口径科学、及时动态;优化资金配置、合理科学使用等管控要点协助企业实现费控管理过程电子化,有效的降低企业经营成本、提高工作效率、增强企业效益。

本文转自d1net(转载)

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