《众妙之门——自由网站设计师成功之道》一1.8 自由职业者的财务管理

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《众妙之门——自由网站设计师成功之道》一1.8 自由职业者的财务管理

异步社区 2017-05-02 11:14:00 浏览1609
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本节书摘来异步社区《众妙之门——自由网站设计师成功之道》一书中的第1章,第1.1节,作者: 【德】Smashing Magazine 译者: 王兴 责编: 赵轩, 更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

1.8 自由职业者的财务管理

众妙之门——自由网站设计师成功之道

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我们不是会计,只是网站设计师。特别是当我们只是孤军奋战,而不是一个团队集体工作的时候,很多自由网站设计师都把主要的注意力放在设计网站上,而不是放在每个项目都必不可少的其他工作上。这里所指的其他工作却可以在很多地方对我们的工作有所裨益,例如,如何安排工作有助于缓解压力,如何更有效地管理时间,如何对成本和报价有个更好的理解。最重要的是,要考虑你的自由职业工作对年收入的影响。

1.8.1 基础

记账和分析是金融工作的基础,无论我们喜不喜欢。现在从更高层次上来更好地理解自由职业工作,其关键是要跟踪记录项目和相应的任务需要花费的时间。并没有必要每个小时都做记录,甚至在项目结束时对所花费的时间进行估计,只要脑子里对这些数字有个清醒的认识,就足够了。起码要做到的是,在想要改善或收紧自由职业的经济状况之前,需要知道自己目前所处的确切位置。

需要记录的3个因素是时间、收入和费用。如果能在每个项目中都记录这3项内容,以及它们是如何相互影响的,那么你已经准备好去分析该如何能让你的生意更好地运营下去,甚至可以增加你的收入。

1.8.2 利润最大化

1.发票上开列的项目
作为网站设计师,我们的收入相对来说比较直接透明——我们根据事先商量好的价格对网站项目进行收费,这个价格在项目计划阶段经过与客户的讨价还价,早就商量好了。但是更好的做法是开出一份更加详细的发票,而不是仅仅只有一个整体的项目费用。发票上的常用项目可以包含项目的文件编制和组织所花费的管理时长,项目和承包商管理产生的管理费用,存储照片/字体等材料或购买任何专用软件所产生的费用,以及电话会议的费用、差旅费和会议费。一开始可能会感觉有些不舒服,居然会对按每公里计算的差旅费开出账单,但是这确实是被客户所广泛接受的,因为客户自己也在这么做。

2.最佳报价方法
项目收入开始于你为项目报价或投标的那一刻。后面会有完整的一章就这个问题进行单独讨论——最好在作决定之前做一些调查,这包括两方面的内容,一个是如何给一个客户报价,另一个是如何准确地报价(不会太高,也不会太低)。

报价的时候,有两样特别重要的事情是必须得做的——一是需求分析,二是市场分析。需求分析需要搜集所有与这个项目有关的资料以及客户的需求,而市场分析包括对目前类似的项目在网站市场上价格的评估以及你自身的技能和经验的评估(也包括对项目小组成员的技能和经验的评估)。

1.8.3 费用最小化

1.使用网络工具
事实上,网络上有成千上万的网络应用软件、在线工具以及可以下载的开放源代码,这些工具都可以帮助你进行时间管理、发票管理、文件模板管理、绘制进程图,以及处理所有在设计和开发全过程中需要处理的事务,还帮助你进行所有的财务管理工作。在这些工具里面选几种,把它们融入到你的商业模式中去。

纸笔或零散的电子表格和文件对你的帮助有限,它们到最后甚至不能为你节省时间,反而会浪费你的时间。我发现网络工具对于时间追踪、项目管理、发票管理、简化通信特别有用。

2.流程合理化
应该设计一个工作流程或者节约时间的处理方式,让自己不要在每个项目中都反复做同样的事情,每次都要重新设计一次基础的程序。网上有一些很好的设计程序可以帮助你进行资源管理——把它们找出来!其他的流程时间节省行为可以是起草一些简单的邮件格式,列出工作时间安排表,同时使用一些辅助工具。

1.8.4 远离陷阱

当一些财务危机状况出现在你的自由职业工作中时,会让你感觉后背发凉。有的行为在过去曾经帮助我免受伤害,但有的也让我有了一些不幸的体验。

1.下级承包商的固定报价
这几乎是我一直所要求的,特别是在大型的项目中。允许下级承包商按小时收费,会让你陷入严重的危机之中,即使这个人是一个值得信赖的朋友或同事。如果他或她对任务的估计不足——很不幸这是他们的问题而不是你的——按小时计费的话,价格就会超出他们原先的报价。毕竟,你是在做生意。

2.清楚的财务方面的沟通

  • 与客户的沟通。在自由职业生涯中,直截了当地提出成本和费用问题可能是维持金融效率的第一原则。在项目一开始就明确收费会比在项目结束的时候再来跟客户谈这个问题要简单得多。如果所有的事情都摆在桌面上,而且客户也清楚的知道哪些项目是收费的,为什么要收费——他们会很高兴地就付你钱。而从另一方面来说,一些突然的费用会造成客户延迟付款和客户的抵触情绪。
  • 与下级承包商的沟通。清楚的财务沟通对于自己的团队和下级承包商同样重要。要保证他们清楚地明白,你会为哪些项目付款,什么时候付款。而同时要知道,你期待得到哪些回报,期望什么时候得到这些东西。

3.预先收取一定的项目资金
预先收取一定比例的项目资金——或者至少在项目早期阶段的某个时间点收取一定项目资金,是很普遍的行业惯例。如果你在与客户的互动、销售和沟通方面已经很熟练了,那么在这一点上客户应该不会有什么问题。这样做可以帮你减少损失,以防客户出于某种原因决定中途取消项目。也有利于进一步促进你与客户的工作关系,使他们能信守承诺。

4.对文件进行备份
只要有一次硬盘故障,你就会永远记住这个教训,而这种事情总是发生在意想不到的时候。要预防这种情况的发生,不仅需要备份网站文档,同样需要备份所有的记录和财务数据。最好的方法是把一些重要的文件打印出来,例如合同和收入报表。

我就是抱着“着火心态”来对我的信息进行备份的。如果我的公寓或办公室被全部烧毁了,我还会剩下些什么?这表示,除了在电脑、移动硬盘备份和打印文件,还需要其他的备份,可以是在线存档或者在一个单独的地方存储备份。

1.8.5 银行业务

因为我们当中很多人都是直接走出厨房或卧室就开始我们的自由职业工作了,把个人财务和公司财务分开就显得尤其重要——特别是当计划把一些物品的费用计入公司费用用于减税的时候。你需要开始跟当地的银行职员进行接触——他们通常会很乐意跟你这样的小企业主在事先预约好的情况下坐下来讨论你的需求。凭借在银行业丰富的经验,他们可以给你的财务状况提供很好的建议。一旦已经熟练地掌握银行各种标准和并且能在各种银行业务中进行选择,就可以开立一个公司账户,开始通过它来管理收入和支出,而不是通过你的个人账户。这样的话,可以把每件事情都很好地按公私区别开来,而且可以很容易地通过账户历史记录观察自己的业务活动。

如何在设备、差旅、食物、日常用品等方面的某些开支可以为公司减税,要确保你保存了所有的发票收据原件,并且通过某种方式记录了电子数据(有可能是使用网络工具)。

1.8.6 政府或机构支持

可能因为所在的位置不同,政府或机构支持会有所差别,但也值得一试。例如,在加拿大,有很多旨在帮助小企业主成功的资源——包括在每个主要城市都有用于研讨会、联络和营销活动的小型商务中心,同时可以向政府申请补助和贷款。无论如何,都值得去考虑一下政府提供的这些支持,不管它仅仅是人际网络还是真正的经济支持。

1.8.7 个人事项

1.以较高的标准审视收入
自由职业的收入经常是不定期的,特别是如果它只是一份兼职工作的时候。其实对于大部分网站设计师来说都是如此,你仅仅在业余时间做一些工作,也几乎只在项目结束的时候或工作进行到付款阶段的时候才会收到现金。

这种类型的收入模式恐怕很难被你所接受,特别是对比在一家公司做全职工作的时候,可以每月定期得到固定的工资收入。因此再回头看看,知道你究竟赚了多少钱,显得尤为重要,特别是对比一下你在每个项目中都花了多少时间。

2.个人预算
做个人预算对于自由职业者来说总是很痛苦,除非你是那种做事超级有条理的人。但是,可以根据网站项目的一些财务数据进行估计和计算,这样做,对于提升自己掌控经济的能力也是非常重要的。

“我可能在网站项目上多多少少赚了两千美元。”与其这样来描述网站收入,我认为更理想的表述应该是“去年我在网站设计上的纯收入大致为多少美元,因此,我可以把这笔收入计入总体开支和收入之中。”

3.缴税
这一部分很大程度上取决于你所在的国家或者客户所在的地方,因为每个地方的税收政策都不同,但这一部分却对于收入计算非常重要。你做的所有记账工作和严密的财务组织工作,都会在下一个报税季节减轻很多的压力,而不是让你到时候再疯狂地在旧发票和已发送邮件箱中寻找这些记录。

你一定得对相应的条款和限制了解清楚,明确知道哪些费用可以计入公司的支出中,同时也应对其他规定有所了解。网站设计的收入很可能让你在某些情况下,不需要进行记账工作,但是从长期来说,不记账可能带来不好的后果。最好养成良好的小企业会计实践和财务约束习惯,这样对以后的工作会非常有利的。

4.财务计划
与上面关于以一个较高标准审视网站设计收入的讨论密切相关的,就是从制定一个长期的财务计划,并且对财务状况有个整体上的审视,开始考虑退休计划和分期付款计划也是很重要的。可以利用已经开始做的网站设计财务记录和财务数据来帮助制订个人财务计划。前面提到的与银行从业人员讨论这个问题也是一个很好的机会,可以帮助你建立个人财务计划的概念。

1.8.8 总结

归根结底,我们需要使用正确的时间和方法跟踪与记录信息,然后在需要的时候利用它们来完成任务和高效地进行管理。很多网站设计师会进行财务估算,如何努力进行精确的估算是首先需要考虑的事情。有了这些信息,可以通过网站设计项目得到理想的收入,在每个新的项目中最小化支出,同时建立自己的财务规范,远离财务压力。

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