《挖掘管理价值:企业软件项目管理实战》一2.2 项目确立过程

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《挖掘管理价值:企业软件项目管理实战》一2.2 项目确立过程

异步社区 2017-05-02 09:53:00 浏览1071
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本节书摘来异步社区《挖掘管理价值:企业软件项目管理实战》一书中的第2章,第2.2节,作者: 徐勤 责编: 杨海玲, 更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

2.2 项目确立过程

挖掘管理价值:企业软件项目管理实战
软件开发项目的确立有的时候是必然发生的,如用户需求或对现有系统的升级和更新;有的时候是偶然发生的,如市场商机或业务部门突然提出一个需求或者是系统突然出现了故障。不管是何种情况,软件开发都不可能一蹴而就,总需要一个或长或短的过程。因此在开始软件项目之前,通常需要一个立项的过程。

2.2.1 立项目的

立项的目的是为了确定软件开发的目的和范围,评估项目的投入、回报、合理性和可操作性,同时得到上层的批准和预算。

通常而言,立项要解决以下问题。

  • 为什么要开发(目的性)。首先要明确软件开发的目的是什么,解决什么样的问题,是否合理?具体开发什么东西?需要明确的定义和描述。
  • 方案可行吗(可行性)。需求是否可以实现或部分实现?有没有更好的、更经济的、更有效的替代方案。
  • 需要多少时间完成(时间性)。需求部门希望项目什么时候能够实现,合理可行的时间是多少。
  • 有能力开发吗(实施性)。如果需要开发,有没有技术能力,有没有瓶颈,如何克服。
  • 有足够的资金开发吗(资金性)。开发需要多少资金投入,包括财力和人力,有没有足够的预算金额。
  • 负责人或团队(组织性)。开发是否得到批准,需要哪些人参与、谁是项目负责人、赋予多大的权力。
  • 回报(投资性)。项目的回报情况如何,包括有形的和无形的回报,如市场销售额、节约了多少费用、产生了多少效益、提高了多少效率、促进了多少销量等。

案例1:条件成熟,项目立项容易成功
案例情景
某金属回收和加工企业,打算扩建露天原料堆放场地,新增四个货柜车称重处、四个停车场和两个司机休息室。企业年生产能力6000万吨、平均每天有300~500辆车需要称重。在不增加工作人员的前提下,为了提高称重处的工作效率,方便司机知道自己的车辆在什么时候可以称重和卸货,需要自动告知司机车辆排队次序,称重员可以自由安排车辆的次序和记录称重的状态。由于停车场场地较大,需要安装4个大尺寸LED屏幕显示车辆排队次序和语音叫号。一个大尺寸LED屏幕市场价格大约2万元,软件开发价格大约3万元,本项目已经通过了公司管理层的批准,由IT部和物流部负责完成。

案例分析
根据以上案例描述,这是一个包括硬件和软件的开发项目,在做立项分析的时候,可以采用以下的提问法,来确立项目。

问题一:为什么要开发?

分析:目的是提高称重处的工作效率和司机满意度。

问题二:开发什么?

分析:提供称重车辆的排队、语音叫号、LED屏幕显示功能。

问题三:是否合理?

分析:通过LED屏幕显示和语音叫号,确实可以有效地安排好车辆次序,减少冲突和等待时间,提高称重效率和司机满意度,对于公司的业务有着至关重要的作用。

问题四:方案可行吗?

分析:LED屏幕普遍使用,采购容易。停车场有立柱可以安装LED屏幕,也有现成的网络。通过公司的广播系统可以播放软件的自动语音叫号。

问题五:项目完成时间?

分析:需求部门提出在2个月内实现。但是IT部门认为,当前有其他已经开展的项目在做,不能投入全部人力和时间,而且开发过程中会用到新技术和新设备,可能会遇到技术瓶颈,需要更多的时间来做测试。另外购买设备、签署合同、安装调试设备也需要一个周期,所以希望给到3个月左右的时间。

问题六:有能力开发吗?

分析:需求中有技术难度的是语音播报和LED屏幕显示。LED屏幕显示功能需要硬件供应商提供相应的数据接口和规范说明。

问题七:有足够的预算吗?

分析:本年度有12万元的IT项目预算,需求中基本费用为4 × 2+3=11万,尚有足够的预算。

问题八:负责人和团队?

分析:由公司管理层授权,IT部和物流部共同负责完成此项目。

结论:经过讨论和协商,同意立项,费用预算11万左右,项目时间为2.5个月左右。

案例启迪
计算机技术是通过抽象的技术、代码和数据来解决现实中的问题。用户脑海中对于需求概念往往是单一的、片面的、局部的或利己的,经过需求方(本案例中的生产部门)和实现方(本案例中的IT部门)反复论证,合情合理的项目需求才能得到广泛的支持,容易实现。

案例2:条件不成熟,项目立项失败
案例情景
某机械加工企业,主要生产柴油、汽油发动机的缸体。在产品包装的时候,每个固件上面都贴好了条形码标签,每个包装箱上也贴好了条形码标签。目前公司已经有ERP系统来控制包装的流程和记录,包装完成后打印包装清单,但是操作员需要来回走动于工作台和包装平台。业务部门希望减少操作员来回走动的时间,减轻劳动强度。他们提出采用无线掌上终端扫描条码,然后在此设备上输入数据,完成操作。

案例分析
根据以上案例描述,这是一个包括硬件和软件的开发项目,在做立项分析的时候,可以采用以上的提问法,来确立项目。

问题一:为什么要开发?

分析:减少劳动强度和提高效率。

问题二:开发什么?

分析:无线掌上终端应用软件。

问题三:是否合理?

分析:来回走动确实增加了劳动负担,同时也影响了效率。

问题四:方案可行吗?

分析:市场上确实有无线掌上终端可以扫描条形码,但是此类设备的屏幕比较小,需要用笔来输入数据,也没有办法直接驱动打印机。另外公司内没有无线网络,需要额外布设无线网络。IT部门提出在靠近包装平台最近的地方是否可以增加台式机和打印机,以避免操作员来回走动。

问题五:项目完成时间?

分析:需求部门提出在1个月内完成。IT部门认为,购买设备、安装网线网络、开发软件至少需要2个月的时间。

问题六:有能力开发吗?

分析:一般终端设备使用Windows CE操作系统,IT部门没有开发过,可能有技术上的困难。

问题七:有足够的预算吗?

分析:一个无线掌上终端市场价格大约在1.5万元左右,公司有8个包装平台。要建设安全可靠的无线网络覆盖整个包装车间,大约需要2万元左右。所有设备成本大约是1.5×8+2=14万。本年度没有此项预算,目前公司盈利状况不佳,如果申请特批可能被否决。如果采用IT部门的建议,增加台式机和打印机,成本大约是4000×8 + 2000×8 = 48000元,这样的费用更容易被管理层批准。

问题八:负责人和团队?

分析:目前没有得到管理层的批准,还无法确认项目负责人。

结论:项目不立项。考虑到公司目前没有此项预算,而且投入较大,提升效果可能不明显,技术上有困难,同意改为增加台式机和打印机的方案,由IT部门负责完成,完成时间大约为1.5个月。

案例启迪
很多情况下在条件还没有成熟的时候,或者时机不恰当的时候,项目需求就被提了出来,如果不能进行严格的项目确立评估,很可能造成项目华而不实或勉为其难。

案例3:回报不明确,项目立项失败
案例情景
启明游戏软件公司是一家专业从事网络游戏开发的公司,近年来公司业务一直处于低迷状态。为了改变这种状态,公司管理层聘请了Mickey为企划部主管,来主导游戏软件题材的策划。

Mickey要求企划部结合市场趋势和用户心理提出多套游戏软件设计构思,然后进行项目立项。企划部的Nick提出,鉴于目前中日关系紧张,可以适时推出“抗日”题材的游戏,如根据某个抗日电视剧或电影为情节,进行改编和开发。

Mickey召集企划部、设计部、开发部和市场部人员对此提议进行立项评估。在会议上,Nick首先对项目进行了简要的阐述:“此项目的目的是为了开拓公司业务,开发新产品,为业务增加新的赢利点。项目的内容以抗日题材的电视剧为蓝本,安排至少10个场景和2种游戏难度,画面为3D模式,人物安排至少30个以上。项目大约需要1年左右时间完成。如果游戏开发成功,且上市后获得良好的用户群,将可以给公司的业务带来新的注册费用、推广利润和广告代理收入。”

开发部的Lever说道:“这个项目的技术要求比我们以前开发的项目都高,特别是3D画面实现方面,对我们来说是一个挑战,我们的团队可能会遇到开发的瓶颈。所以我怀疑是否一定要开发3D游戏。”

市场部的Andrew说道:“据我所知,目前市场上有很多‘红色’主题游戏,包括抗日题材的,如《抗战》、《亮剑》、《兵临城下》等,我们产品的内容是否和竞争者相似,我们产品的特点是什么,定位在哪里?我们是否应该进行足够的市场调研?另外,如果借用影视作品的题材,是否要支付版权费用,整个开发和营销的资金要多少,是否足够,我们应该做出准确的预算。这个项目开发需要1年的周期甚至更长的时间,等到我们把产品开发出来,市场是否还有这个热度,这是我最担心的。”

设计部的Julia也说道:“我觉得这个产品定位有点过高,用户的关注力度和投入时间可能没有我们预期的那么长,所以游戏的市场寿命不见得那么长。我的建议是,我们可以把游戏的规模缩小,用户群体范围缩小,或者按阶段推出。”

Mickey看各个部门的意见分歧比较大,于是说道:“好吧,我觉得这个方案还不够成熟,建议企划部和市场部重新做一个市场调研后我们再来评估项目立项。”

经过2周的调研,市场部发现同类的游戏产品在市场上已经有一定的占有率,新产品要获得较大用户数的难度很大,建议企划部另辟蹊径。

案例分析
Nick的提议之所以不能被有效地立项,关键是缺乏良好的投资回报性。尽管Nick的出发点很好,但是很可能是一厢情愿,因为只有被市场认可和接受的游戏,才能创造利润。类似的题材在市场上已经有众多的竞争者,用户已经先入为主,如果没有自己的特色,营销很可能会失败。因此,在项目立项时,不能只考虑技术的因素和难度,应该优先考虑资金投入和市场潜力,在项目构思阶段要做好市场调研的工作。

2.2.2 立项流程

不是所有的软件需求都是合理的或是适合时宜的。项目立项的目的就是要对需求做出一个准确的评估和判断,确定是否应该立项或者是值得立项。在具体实践中,很多项目都是虎头蛇尾,提需求的时候热热闹闹,大家积极性很高,领导也赋予厚望,但是随着项目的发展和深入,逐渐发现需求和现实偏移,差距较大,或者是技术遇到瓶颈无法突破;或者是投资超出,预算不够,无法追加等诸多原因导致项目胎死腹中,不了了之。所以说项目立项是项目的起点,需要谨慎、客观、实事求是地评估和决定。

前面我们已经描述了项目实施的目的和重要性,那么在具体实践中如何组织和进行呢?项目立项有一个基本流程,包括了基本的活动和文档记录,如图2-2所示。


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案例4:项目立项申请
案例情景
某公司从事电子元器件生产,主要产品为手机的信号接收控制模块,设计年产能达3000万个左右,所有设备为进口自动加工设备。自2009年批量投产以来,产量和销量稳步提升,原来小规模的手工作业流程已经不能适应快速大规模的生产,生产部门提出需要相应的MES系统来辅助和管理生产的流程,希望在6个月左右的时间可以实施一套管理主线生产流程的系统,从而可以提高良率和效率,在扩大产能的同时,略微增加操作员的数量。生产部门的经理是Jack,具体分管主线生产的是William,IT部经理是Robert,具体分管系统开发的是Justin,QA部门负责产线质量的是Nancy。以下为此项目立项的具体过程。

1.William以书面形式提出了预案,文件内容如表2-1所示。


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2.William召集相关人员开会讨论和评估项目预案,以下是他们主要的对话。

Robert 问:我想先细化一下你们的需求。第一,有多少条生产线或者是工位需要实施此系统?每条线或者是每个工位需要多少台电脑?需要什么样的电脑、是台式机、一体机、平板电脑或是手持终端?

William回答:我们打算按工位来布置电脑,生产一部目前有20个工位,每个工位需要一个电脑,作为数据采集和控制点。用普通的台式机就可以了,但是要求机箱小,因为生产线的空间有限。

Justin问:一个工位一台电脑够吗?万一出现排队使用的情况怎么办?

William回答:一般不会,但是我们有3个工位工时很短,可能会出现等不及的情况。就在这3个工位安装2台电脑好了。

Robert说:好的,基本上需要23台电脑,此外我们需要一个服务器和一个交换机,还有23个左右的网络点,硬件费用大概在6万元左右。

Justin说:至于软件部分的费用,市场上有很多MES系统。我们大致地询了一下价格,国外的软件大致在10万美元左右,国内软件大致在20万元人民币左右,这里面已经包含了客户订制的费用。还有上数据库软件的许可证费用3万元人民币。我们大致地评估了一下,还是选择国内的软件,这样可以得到及时优质的服务,所有软件方面的费用应该在23万元人民币左右,加上硬件的费用,总共大约为30万人民币。我部门今年没有为此类系统准备预算,所以就得用你部门的生产力提升的预算。另外,关于效益方面,我们认为提升良率是可以实现的,但是周转率的提升不一定能达到你们的期望,因为使用系统控制制程后,操作员会有稍许额外的工作量,所以我们觉得提高机器的使用率是提升周转率的有利条件。

Jack回答:好的,这个问题我们回去再讨论一下,重新给出一个合理、正确的数字。

Justin说:我们还有必要讨论一下风险,使用计算机系统控制生产过程后对于系统的依赖性就更强了,万一系统因为故障而中断,是否影响生产。如果影响生产,你们能承受最多多少时间的中断。

Jack回答:这个系统对我们来说至关重要,生产线意外停线的损失很大,所以我们希望系统是稳定可靠的。

Robert回答:好的,如果有这样的需求,我们要求追加一台服务器,作为后备服务器,以保证系统是不中断的。

Justin说:最后我们讨论一下项目的时间,我们预计6个月左右是可以完成“准确控制各产品型号的制程、控制材料清单、操作工工位技能”三项的,至于“良率分析和自动报告”,因为需求不明确,另外定制内容较多,所以建议放在第二阶段开发,这样我们有足够的时间保证第一阶段顺利成功地完成。

William说:可以,但是在第一阶段完成后就要马上开始。

William根据评估的结果,修正了项目申请,如表2-2所示。


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案例分析
通过本案例,我们看到完整有效的软件项目立项流程可以保障项目被合理地、准确地设定好目标、时间和资源,从而使软件项目管理建立在扎实稳固的基础上。

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